Secrétaire Ifsi-Ifas H/F

Overview

Au sein de l'institut de formation IFSI/IFAS, la secrétaire assure l'ensemble des activités fonctionnelles du secrétariat et l'instruction des affaires qui lui sont confiées, avec des missions de gestion et d'administration de l'institut. Sous l'autorité du Directeur de l'Institut, elle assure le suivi administratif, pédagogique, financier et institutionnel des activités de l'IFSI/IFAS.

Responsibilities

• Gérer la gestion administrative des sélections, admissions et de la scolarité des étudiants infirmiers et élèves aides-soignants.
• Gérer les dossiers administratifs des apprenants tout au long de leur parcours de formation.
• Accueillir et renseigner les différents publics (candidats, étudiants, partenaires, intervenants).
• Assurer le secrétariat de direction : gestion de l'agenda, rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Participer à l'organisation pédagogique (mise en forme des supports et évaluations, suivi administratif des formations).
• Assurer le suivi administratif et financier des formations (conventions, facturation, contrôle d'assiduité, attestations, indemnités de stage, prises en charge des financeurs).
• Gérer les dossiers administratifs des intervenants extérieurs et préparer les éléments nécessaires à leur rémunération.
• Assurer le suivi des données et déclarations auprès des organismes partenaires et des plateformes institutionnelles (Région Grand Est, URCA, DREETS, ARS, France Travail, OPCO, CPF, etc.).
• Organiser les instances de gouvernance de l'Institut (ICOGI, sections pédagogique, disciplinaire, vie étudiante, commissions d'attribution des crédits) : préparation des réunions, convocations, suivi administratif et rédaction des comptes rendus.
• Participer à l'organisation des jurys de certification et au suivi des relations avec les partenaires institutionnels.
• Contribuer à l'organisation des actions de formation continue, notamment la gestion administrative des formations des tuteurs de stage.
• Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire de l'Institut.

Compétences attendues

• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers.
• Connaissance des procédures administratives de la fonction publique hospitalière et du fonctionnement d'un institut de formation appréciée.
• Rigueur, organisation et sens des priorités.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et sens du service public.
• Aptitude au travail en équipe et à la gestion simultanée de plusieurs dossiers.

Horaires de travail

Poste à Temps Plein. Décompte en jours de travail donnant droit à 14 RTT. Congés annuels selon la réglementation en vigueur.

Expérience et qualifications

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières