Secrétaire (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Description du poste
Rattaché(e) à la responsable administrative, le/la secrétaire aura pour mission de gérer l'accueil du SSU sur le site Rockefeller, l'agenda des consultations sur Acteur, les tableaux de suivi et le secrétariat du service

Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, des interlocuteurs internes et externes.

Assurer le suivi des demandes d'aménagement des étudiants en lien avec les médecins du service et la mission handicap
Traiter les réponses aux étudiants sur les boites emails du service
Gérer sur le logiciel métier Acteur : les agendas des rendez-vous des médecins, infirmières, psychologues, psychiatres, diététiciennes,.......etc.).

Gérer le paiement CB des consultations sur le TPE
Tenir à jour le fichier Excel des paiements CB pour transmission à l'agence comptable
Tenir à jour le fichier Excel du recensement des demandes de rdv (téléphones, présentiels, mails) pour notre suivi statistique
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
Rédiger les comptes rendus des réunions de service sous forme d'avis de décision
Gérer les inscriptions des étudiants pour les formations PSSM
Assurer le lien avec les scolarités sur les ateliers dispensés par le SSU
Participer aux opérations de logistique du service et assister les personnels et les équipes (livraison, classement, gestion des stocks et des besoins,....etc)

Aller chercher le courrier, l'ouvrir et le distribuer aux professionnels après l'avoir scanné

Classer et archiver des documents
Passer des commandes

Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service.

PROFIL RECHERCHÉ :

Brevet, BEP, CAP (Autres diplômes acceptés)

Utiliser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)

Rédiger des rapports et des documents sans fautes d'orthographe

Savoir réaliser des tableaux de suivis Excel

Savoir suivre les dossiers / relancer / classer / organiser

Avoir une appétence pour les réseaux sociaux et une aisance à s'en servir

Connaissances générales des techniques d'accueil téléphonique et physique

Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Dynamisme, réactivité et disponibilité, sens de l'accueil, bonne humeur

Autonomie et sens des responsabilités Grande rigueur, capacité d'organisation et d'adaptation

Planifier, respecter les délais, rendre compte de son activité à sa hiérarchie

Aptitude au travail en équipe Sens des relations humaines, écoute et bienveillance

Discrétion professionnelle, respect du devoir de confidentialité et du secret médical
Poste à pouvoir dès que possible
Le poste est ouvert aux contractuels
Rémunération mensuelle brute: 2051,86 €
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université