Secretaire (H/F)
Le poste :
MISSIONS PRINCIPALES 1. Accueil et gestion de l'information Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et équipes. Orienter les interlocuteurs et gérer les demandes courantes. Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement, envoi). 2. Gestion administrative Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs : courriers, notes, comptes rendus, documents internes. Assurer la gestion et la mise à jour des dossiers administratifs internes. Classer, archiver et organiser les documents dans le respect des procédures. Saisir et tenir à jour les informations dans les logiciels et outils internes. 3. Suivi et outils de gestion Créer, mettre à jour et analyser des tableaux de bord ou de suivi (planning, approvisionnements, avancement.). Participer à la préparation de documents liés aux chantiers (listes de personnel, documents sécurité, fiches administratives.). 4. Support aux équipes travaux Assister les conducteurs de travaux dans leurs démarches administratives (documents chantier, suivi des sous-traitants, relances.). Soutenir le responsable d'agence dans la coordination administrative et la gestion quotidienne. 5. Appels d'offres et marchés publics (selon expérience) Participer à la constitution des dossiers administratifs pour les marchés publics. Vérifier les pièces exigées et assurer la complétude des dossiers avant envoi. Aider à la mise en forme et à l'assemblage des réponses à appels d'offres. COMPÉTENCES REQUISES Compétences techniques Très bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, Power
Point). Aisance rédactionnelle et orthographe soignée. Rigueur dans le classement, la gestion documentaire et la saisie informatique. Connaissance des outils internes de gestion (ERP, logiciels chantiers) appréciée. Première expérience dans les marchés publics ou les appels d'offres : un véritable atout. Compétences organisationnelles Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle. Sens des priorités, autonomie et respect des délais. Méthodologie, précision et fiabilité. Qualités personnelles Excellent relationnel, sens du service et esprit d'équipe. Discrétion, confidentialité et professionnalisme. Réactivité, dynamisme et adaptabilité.
PROFIL RECHERCHÉ Formation : Bac à Bac+2 en assistanat, gestion administrative ou équivalent. Expérience : Expérience en secrétariat général ou administratif, idéalement dans les travaux publics, le bâtiment ou un environnement similaire. Atouts : Connaissance du fonctionnement des chantiers, des marchés publics ou des environnements techniques. Savoir-être : Polyvalence, sens du contact, organisation.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
