Secrétaire H/F

Vos activités principales :-

• Traiter les contacts du commandant de groupement et adjoints : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Apporter son appui dans la planification, la préparation et le suivi des réunions, participer à leur organisation
• Enregistrer, classer et distribuer le courrier
• Affranchir le courrier et assurer la liaison courrier
• Assurer le suivi de la messagerie organique
• Rédiger des courriers en interne et en direction des partenaires institutionnels, constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents, fonds documentaires)
• Traiter des dossiers ponctuels et assurer la gestion des affaires réservées
• Traiter des dossiers administratifs (contentieux, congés.)

Experience:

Débutant accepté

Compétences:

• Techniques de gestion administrative
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis:

B - Véhicule léger souhaité

Qualification:

Employé qualifié

Secteur d'activité:

Activités d'ordre public et de sécurité

Liste des qualités professionnelles:

• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.