Secrétaire (H/F)

DESCRIPTION DE L'ETABLISSEMENTLa Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap s'engage par son action militante et gestionnaire d'établissements à faire avancer la réflexion et l'action en faveur de la personne en situation de handicap dans une perspective d'épanouissement et d'inclusion sociale et professionnelle. L'ESAT St-Quentin Services accompagne 100 travailleurs en situation de handicap à travers des activités professionnelles adaptées et un suivi favorisant leur parcours professionnel. Le SAVS de Saint-Quentin soutient 72 personnes en situation de handicap dans la réalisation de leur projet de vie et le maintien de leurs liens sociaux et professionnels.

Missions

Finalité du poste : Prendre en charge divers travaux administratifs, de secrétariat et assurer l'accueil de l'établissement.

Principales missions : Administratif :- Assurer l'accueil physique et téléphonique - Assurer les tâches du secrétariat courant : enregistrement des courriers, saisie des courriers, mises en formes de documents, saisies informatiques, etc. - Participer à la gestion des commandes de fournitures de bureaux et des produits d'entretien - Rédiger des compte-rendu de réunions - Créer les dossiers d'admissions des personnes en situation de handicap - Alimenter les données administratives des personnes en situation de handicap dans leur dossier informatique - Construire des tableaux sur Excel et en suivre les données - Réaliser les états de présence des travailleurs de l'ESAT - Saisir les temps de travail des salariés et des travailleurs ainsi que leurs congés validés dans le logiciel SI RH. Relation clients (uniquement pour l'ESAT) :- Saisir les devis clients et les bons de livraisons qui en découlent, - A partir du planning préétablit, informer les clients des passages ou de la réalisation de la commande, - Apporter au client des réponses à toute question liée à leurs commandes (délais, conformité de la prestation, facturation, etc.), ou les orienter, si nécessaire, vers l'interlocuteur à même de leur répondre, - Au besoin, établir les factures clients Communication :- Au besoin, participer au développement de la communication pour faire connaître les structures et/ou activités (création d'affiches, mailing,..)

Profil souhaité

Diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac+2 de type secrétariat, assistant de manager. Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel). Aisance relationnelle, rigueur, disponibilité et discrétion seront les qualités nécessaires pour occuper ce poste. Une première expérience sur un poste similaire serait la bienvenue.

Type de contrat

CDD - 15 Jour(s) Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de Euros sur 12.0 mois

Déplacements

Déplacements: Ponctuels Zone départementale

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Aide par le travail

Employeur

20 à 49 salariés

L'ESAT Saint-Quentin Services (100 personnes accueillies), établissement de la Fédération des APAJH, contribue le panouissement et l'intégration sociale et professionnelle des personnes en situation de handicap en leur proposant une activité professionnelle adaptée avec accompagnement du collaboratif.