SECRETAIRE H/F

Référence : GN/02/02-617 publiée le 25 juin 2026

Renseignements administratifs

Lieu de travail : SAINT QUENTIN, Aisne 02

Nature du contrat de travail : CDD

Durée du contrat : 15 JOURS (possibilité d'être renouvelé)

Date de prise de poste : Dès que possible

Salaire / fourchette de rémunération :

Temps de travail : Temps plein

Entité de rattachement : Fédération APAJH

Famille de métier / Métier : Secrétaire/Assistant médical

Statut et classification : Non cadre

Le poste

Finalité du poste : Prendre en charge divers travaux administratifs, de secrétariat et assurer l’accueil de l’établissement

Principales missions

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Assurer les tâches du secrétariat courant : enregistrement des courriers, saisie des courriers, mise en forme des documents, saisies informatiques, etc…
• Participer à la gestion des commandes de fournitures de bureaux et des produits d’entretien.
• Rédiger des compte-rendu de réunions.
• Créer les dossiers d’admissions des personnes en situation de handicap.
• Alimenter les données administratives des personnes en situation de handicap dans leur dossier informatique.
• Construire des tableaux sur Excel et en suivre les données.
• Réaliser les états de présence des travailleurs de l’ESAT.
• Saisir les temps de travail des salariés et des travailleurs ainsi que leurs congés validés dans le logiciel SI RH.

Relation clients (uniquement pour l’ESAT)

• Saisir les devis clients et les bons de livraison qui en découlent.
• A partir du planning préétabli, informer les clients des passages ou de la réalisation de la commande.
• Apporter au client des réponses à toute question liée à leurs commandes (délais, conformité de la prestation, facturation, etc…) ou les orienter, si nécessaire, vers l’interlocuteur à même de leur répondre.
• Au besoin, établir les factures clients.

Communication

• Au besoin, participer au développement de la communication pour faire connaître les structures et/ou activités (création d’affiches, mailing,…).

Diplômes et critères supplémentaires

Diplôme de niveau Bac à Bac+2 de type secrétariat, assistant de manager.

• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel…).
• Aisance relationnelle, rigueur, disponibilité et discrétion sont les qualités nécessaires pour occuper ce poste.
• Une première expérience sur un poste similaire serait la bienvenue.
• Permis B.

Compétences comportementales indispensables

• Adaptabilité : Capacité à ajuster ses attitudes / comportements en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation, de l’interlocuteur et à évoluer de manière appropriée en mobilisant ses compétences et ses connaissances pour répondre aux besoins spécifiques des personnes et / ou à des situations complexes ou inhabituelles.
• Discrétion / Confidentialité : Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confidentialité, communiquer les informations détenues dans l'exercice du métier aux seules personnes habilitées ou ayant le besoin de les connaître.
• Rigueur : Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude.