Secrétaire (H/F)

L'Adapei 35 est une association du secteur médicosocial qui accompagne plus de 3500 personnes en situation de handicap grâce aux compétences de 1 700 professionnels au sein de 74 établissements dans le département d'Ille-et-Vilaine. RECRUTEPour le Dispositif Habitat du Pays d'Alet - Foyer d'Hébergement La Grande Maison à Saint-Malo Un Secrétaire/ Assistant de Gestion Administrative et Logistique (H/F/X). Le Dispositif Habitat du Pays d'Alet est composé de dix établissements et Services : la résidence de Rousse composée de 18 places en Habitat Accompagné (HA La Caravelle), 8 places en Service d'Accueil Temporaire (SAT Le Trimaran) et 20 places en Accueil de Jour (SAJ Macarthur); un foyer d'hébergement « La Grande Maison » de 52 places; un foyer d'accueil médicalisé « Le Marais » de 22 places; la Résidence du Phare composée d'un foyer de vie de 43 places en internat et de 12 places en accueil de jour (SAJ Kersauzon).

Responsabilités

• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique
• Vous assurez la mise à jour des dossiers du personnel et des résidents, en appliquant une discrétion professionnelle absolue
• Vous assurez la saisie et la mise en forme de divers documents (courriers, rapports, enquêtes)
• Vous veillez à la mise à jour des listes d'attentes, des documents administratifs, des registres divers (entrées/sorties, sécurité, visites médecine du travail)
• Vous êtes en relation directe avec les familles, les équipes, et la direction
• Vous établissez les déclarations préalables à l'embauche, vous enregistrez les déclarations d'accidents du travail, vous éditez les contrats et les faites signer dans les délais légaux
• Vous effectuez des travaux spécifiques à la demande de la direction (tableaux, comptes rendus, suivis)
• Vous actualisez la documentation et l'affichage
• Vous proposez toute amélioration d'organisation ou de fonctionnement liée à votre poste et participez au même titre que l'ensemble des salariés à la réalisation des évaluations et du projet d'établissement
• Vous préparez les états de présence pour le FH et autres tableaux de suivis
• Vous rapprochez les bons de commandes et les factures et veillez au contrôle par les personnes ayant réalisé les dépenses
• Vous assurez le suivi des caisses en lien avec la responsable administrative et des moyens généraux
• Vous assurez la référence « formation » pour le dispositif en lien avec la RAMG (gestion des inscriptions, lien avec le siège, participation à l'organisation des formations sur les sites du DHPA)

Profil recherché

• Diplôme de niveau IV minimum exigé
• Aisance relationnelle souhaitée auprès d'un public en situation de handicap
• Capacités relationnelles et de communication
• Parfaite maîtrise de l'outil informatique et adaptation aux logiciels professionnels

Contrat proposé

• Mission d'intérim à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/08/2026
• Temps plein du lundi au vendredi
• Rémunération Selon la CCNT66 avec reprise d'ancienneté selon la réglementation en vigueur
• Type de contrat : CDD 3 mois
• Durée du travail : 35H/semaine
• Travail en journée

Compensation

• CSE
• selon CCNT66 + reprise d'ancienneté

Informations complémentaires

• Profil souhaité : voir la section précédente
• Expérience : débutant accepté; Bac ou équivalent Secrétariat assistanat - Cette formation est indispensable
• Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public; Classer des documents; Gestion administrative du courrier; Gérer les agendas et planifier des rendez-vous; Mettre à jour un dossier, une base de données
• Savoir‑être professionnels : Organiser son travail selon les priorités et les objectifs; Faire preuve de rigueur et de précision; Faire preuve de réactivité
• Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux
• Taille de l'employeur : 50 à 99 salariés