Secrétaire (H/F)

L'Institut SAINT-JACQUES, organisé en Dispositif Intégré Thérapeutique, Éducatif et Pédagogique, accompagnant des enfants et adolescents présentant des troubles du comportement et de la conduite, recrute un(e) secrétaire pour renforcer son pôle administratif composé d'une assistante de direction à temps plein et d'une secrétaire à mi-temps. Le secrétaire est rattaché hiérarchiquement au Directeur des établissements et, en son absence, au Directeur adjoint. Il est amené à interagir avec tous les professionnels de l'Institut Saint-Jacques, ainsi qu'avec les enfants et les familles - Assurer l'accueil physique et téléphonique des familles, partenaires et visiteurs en alternance avec la secrétaire

• Gérer le courrier entrant et sortant, de la relecture à l'enregistrement
• Tenir les dossiers papiers et numériques des usagers, de la pré-admission au renouvellement MDPH courant
• Assurer, en lien avec l'assistante de direction, la relecture et la mise en page de tout type de document à la demande du Directeur, du Directeur adjoint, des Chefs de services éducatifs, du pédopsychiatre et des psychologues
• Assurer la mise à jour, en lien avec l'assistante de direction, des documents internes et tableaux de bord demandés par les autorités de tutelle en lien avec le Directeur et/ou le Directeur adjoint
• Assurer, en lien avec la Responsable des ressources humaines, des tâches d'ordre RH comme la distribution des fiches de paie
• Assurer, en lien avec la Cheffe des services généraux, la coordination des interventions d'urgence

Exigences - souhaits complémentaires

• Qualités humaines comprenant l'humilité, la tolérance et l'implication
• Qualités relationnelles comprenant une ouverture d'esprit vis-à-vis des familles et partenaires, l'intérêt pour les enfants, et ne pas craindre leurs côtés éruptifs
• Qualités organisationnelles comprenant l'anticipation, l'autonomie, l...