Secrétaire gestionnaire H/F

Au sein de la Direction des Démarches Administratives, le service Élections, Recensements, Enquêtes assure des missions essentielles au bon fonctionnement de la vie démocratique et administrative de la collectivité :

• l'organisation des élections ;
• la gestion des listes électorales ;
• le recensement de la population ;
• le recensement citoyen des jeunes de 16 ans ;
• le suivi de différents dossiers administratifs et demandes d'autorisation ;
• la mise à jour du répertoire des immeubles localisés ;
• la réalisation d'enquêtes liées à ses domaines d'activité.

Au sein de ce service, vous assurez principalement la gestion du recensement citoyen et participez activement à la préparation administrative et matérielle des scrutins électoraux .

Sous l'autorité du responsable du service Élections, Recensements, Enquêtes, vous intervenez sur deux volets d'activité.

Volet Recensements citoyens

• Suite à des recherches, procéder à l’envoi d’un courrier à destination des jeunes atteignant bientôt l’âge de 16 ans afin de les inviter à effectuer leur démarche.
• Recueillir les demandes de recensements citoyens effectuées en ligne et accompagner les usagers dans leur démarche.
• Réceptionner et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires à l’instruction des dossiers de recensement citoyen lorsque la démarche a été effectuée au guichet d’une mairie de Quartiers.
• Former les agents des relations administratives, affectés aux guichets des mairies de quartiers, qui recueillent les dossiers déposés au guichet.
• Assurer un appui administratif aux collègues des mairies de quartiers en fonction de leurs besoins.
• Enregistrer les demandes de recensement dans le logiciel dédié, dans le respect de la règlementation en vigueur.
• En lien avec le bureau du Service National, assurer la mise à jour et le suivi des dossiers administratifs liés au recensement citoyen : procéder au récapitulatif et à l’envoi des listes des Recensés et des Régularisés à la fin de chaque trimestre, exécuter les opérations nécessaires aux ouvertures et fins de chaque période.
• Répondre aux demandes de renseignements des usagers par téléphone, courrier électronique ou accueil physique.
• Effectuer les relances et régularisations nécessaires en cas de dossier incomplet ou de situation particulière.
• Garantir la confidentialité des données.
• Assurer le classement, l’archivage et la conservation des documents.
• Réaliser les statistiques liées à cette activité.
• Toutes autres missions en lien avec les dossiers de recensements citoyens.

Volet Préparation Elections

• Valider des demandes d’inscriptions sur la liste électorale (en période d’afflux).
• Assurer d’autres tâches administratives liées à l’organisation des scrutins électoraux (Exemples : saisie des procurations, préparation des enveloppes de centaines, des feuilles de dépouillement et des feuilles de récapitulation pour les 45 bureaux de vote, comptage des bulletins de vote des candidats, impression de l’ensemble des documents devant être affichés et mis à disposition au bureau de vote, etc).
• Assurer la préparation matérielle des Elections : réceptionner les bulletins de vote des candidats, préparer la salle mise à disposition à l’Hôtel de Ville, préparer les urnes et les malles en y rangeant tous les éléments nécessaires, y rattacher les jeux de cadenas, etc.

Cette mission implique également des interventions dans différents locaux municipaux et la manipulation de matériel parfois volumineux. Une bonne condition physique est donc indispensable, notamment lors des périodes électorales où les contraintes logistiques sont particulièrement importantes.

Vous disposez d'un excellent sens de l'organisation et appréciez le travail en équipe. Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et de réactivité, tout en étant capable de gérer des périodes d'activité soutenue.

Vous maîtrisez les outils informatiques et possédez les qualités suivantes :

• excellente expression orale et écrite ;
• sens du service public et de l'accueil des usagers ;
• rigueur, méthode et respect des procédures ;
• neutralité et confidentialité ;
• autonomie dans l'organisation du travail ;
• capacité à gérer le stress lors des périodes électorales ;
• esprit d'équipe ;
• bonne condition physique pour participer à la préparation logistique des scrutins.

Informations complémentaires

• Temps de travail : 38 heures hebdomadaires, du mardi matin au samedi midi.
• Niveau de recrutement : cadre d'emploi des adjoints administratifs
• Poste ouvert aux contractuels (CDD 1 an) en l'absence de titulaires de la fonction publique
• Activité principalement exercée en bureau, avec des déplacements ponctuels sur différents sites municipaux pour la préparation des élections.
• Les congés sont organisés en fonction des contraintes calendaires du service.

Le poste nécessite une forte disponibilité sur certains moments clés :

• en fin de chaque trimestre pour les opérations liées au recensement citoyen ;
• durant les trois semaines précédant la clôture des inscriptions sur les listes électorales ;
• pendant le mois précédant le premier tour d'un scrutin et jusqu'au troisième jour suivant le second tour.