Secrétaire gestionnaire cellule des actes H/F

Le / la secrétaire gestionnaire à la cellule des actes sera amenée à assurer la gestion administrative et le traitement des actes sortants de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions) ainsi que l'accomplissement des formalités administratives et juridiques liées à leur applicabilité sous l’autorité de la responsable de la cellule des actes.

Traitement des actes réglementaires

• Procéder à la relecture, la mise en forme et la correction orthographique rigoureuse des projets d'actes.
• Mise en signature.
• Effectuer un premier niveau de contrôle de cohérence et de mise en conformité.
• Assurer la tenue et l’élaboration des registres communaux (registre des arrêtés et registre des délibérations).
• Elaborer les recueils des actes administratifs.

Gestion des instances municipales et suivi administratif

• Assurer les tâches administratives liées au cycle de vie des instances (Conseil municipal, Commissions thématiques).
• Gérer la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et suivre l'exécution des délibérations.
• Prendre en charge l'organisation matérielle des réunions institutionnelles : réservation de salles, logistique technique et préparation des dossiers de séance, convocation.
• Enregistrer et suivre la présence des élus lors des différentes instances.
• Maintenir à jour le tableau des représentations des élus afin de prévenir les situations de conflits d'intérêts et les tableaux de délégations des élus et des cadres.

Accompagnement des services opérationnels

• Apporter un appui technique aux directions thématiques: effectuer des recherches d'informations réglementaires et mettre à disposition les documents officiels nécessaires.
• Assurer un appui dans la gestion et le paramétrage de l’outil informatique.

Savoirs

• Bonne connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissance des actes des collectivités.

Savoir-faire

• Rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement
• Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, etc)
• Aptitude à la planification et au respect des échéances réglementaires
• Qualités rédactionnelles confirmées
• Prioriser les dossiers à gérer
• Adaptabilité face au changement
• Excellent sens de l'organisation
• Aptitude à travailler en transversalité avec l'ensemble des directions de la collectivité.

Savoir-être

• Confidentialité : Sens de la discrétion professionnelle et du secret administratif.
• Rigueur et autonomie
• Esprit d'équipe marqué
• Adaptabilité et disponibilité (notamment en phase de préparation des instances jusqu’au conseil municipal)

Informations complémentaires :

• Amplitude horaire: 38h/semaine
• Niveau de recrutement: Cadre d’emploi des adjoints administratifs
• Présence requise lors des conseils municipaux (en soirée jusqu’à la fin des séances (en principe 5 à 6 séances par an))
• Poste ouvert aux contractuels (CDD 1 an) en l'absence de titulaires de la fonction publique
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix