Secrétaire Générale / Office Manager

Nous sommes une conciergerie en pleine croissance, spécialisée dans la gestion d’appartements en location courte durée.

Nous recherchons une Secrétaire Générale / Office Manager capable de gérer le quotidien et de structurer l’organisation future.

Le poste est central : coordination des opérations, administration, outils, process, facturation et support direct aux fondateurs.

L'objectif : mettre en place une gestion fiable et scalable.

Vos missions

Opérations – Lodgify

Vérifier les réservations et formulaires d’invités.

Gérer les arrivées / départs et optimiser la planification des ménages.

Répondre aux commentaires et messages voyageurs.

Gérer les réservations en direct (devis, paiements, modifications).

Gestion des ménages – Turno

Vérifier qu’un agent est assigné à chaque ménage.

Suivre confirmations, absences et urgences.

Linge & logistique

Programmer réassorts, enlèvements et préparation des lits (France Linge / Loftely).

Suivre la cohérence planning vs séjours.

Stock et inventaire

Suivre consommables, produits d’entretien, vaisselle et linge.

Mettre à jour les inventaires par appartement.

Déclencher les commandes.

Facturation

Facturation mensuelle des propriétaires.

Factures voyageurs.

Suivi des dépenses par appartement pour refacturation.

Administration

Rédaction des contrats propriétaires.

Création des guides d’arrivée (Gamma).

Mise à jour des affiches dans les appartements.

Gestion des accès (Tuya / Igloohome).

Analyses Airdna pour prospection propriétaires.

Structuration interne

Créer et formaliser les process.

Mettre en place la base de connaissances interne.

Mettre en pla