Secrétaire général de mairie

Située en Haute-Saône, en bordure du département des Vosges, et membre de la Communauté de communes de la Haute Comté, la commune d’Aillevillers-et-Lyaumont bénéficie d’un cadre de vie attractif, entre environnement naturel, services du quotidien et activité municipale diversifiée. Elle dispose d’équipements et de services de proximité contribuant à la qualité de vie locale : école primaire accueillant les enfants en maternelle et en élémentaire, accueil de loisirs (périscolaire), Maison Familiale Rurale, équipements sportifs et de loisirs, logements communaux, cabinet médical (à vocation d’accueil de professionnels de santé), bibliothèque, gare reliant Belfort à Épinal, bureau de poste, commerces, artisans , assistantes maternelles et services de proximité.

L’équipe communale est composée de 8 agents intervenant dans les principaux champs de l’action municipale : administration générale, services techniques, service scolaire et entretien des locaux.

À la suite des élections municipales de mars 2026, la commune s’inscrit dans une nouvelle dynamique de mandat, portée par une équipe municipale engagée dans la conduite de l’action communale au service du territoire et de ses habitants. Dans ce contexte, la commune recrute son futur Secrétaire général de mairie (H/F), placé directement auprès du Maire, afin d’accompagner la mise en œuvre des priorités du mandat.

Fonction d’appui et de coordination au cœur de l’organisation communale, le poste requiert un profil organisé, rigoureux et force de proposition, appréciant les sujets variés, le lien avec les élus et les agents, ainsi que les missions transversales propres au fonctionnement d’une commune.

Profil recherché

• Vous êtes déjà Secrétaire général de mairie ou Secrétaire de mairie et vous souhaitez évoluer dans un nouvel environnement, accompagner une équipe municipale récemment installée et relever de nouveaux défis professionnels.
• Vous exercez des fonctions administratives de catégorie B en collectivité ou en établissement public et vous souhaitez élargir votre champ d’intervention vers une fonction plus transversale, associant gestion opérationnelle, coordination et conseil, au contact direct des élus, des agents et des enjeux communaux.
• Vous êtes issu(e) d’une formation en administration publique, droit public, management public, finances publiques ou gestion des collectivités territoriales, et vous recherchez un premier poste responsabilisant, permettant de mettre en pratique vos acquis et de valoriser votre potentiel.

La commune recherche avant tout un profil capable d’assurer avec rigueur les missions courantes du secrétariat de mairie : administration générale, comptabilité, paie, actes, instances et suivi administratif quotidien.

Ce poste offre une opportunité d’évolution et de responsabilisation dans une commune à taille humaine où la polyvalence, l’autonomie, le sens de l’organisation et la capacité à proposer seront particulièrement valorisés. En fonction du profil retenu, la montée en responsabilité pourra être progressive, notamment sur les volets de coordination interne, d’encadrement, de pilotage de projets, d’aide à la décision et de structuration des méthodes de travail.

Poste à pourvoir au 01/09/2026, sous réserve du délai de préavis applicable, le cas échéant.

Placé(e) sous l’autorité directe du Maire, vous assurez les missions structurantes du secrétariat général de mairie et contribuez au bon fonctionnement administratif, financier et RH de la commune.

Responsabilités principales

• Assister le Maire et les élus dans la mise en œuvre des priorités du mandat.
• Participer de manière transversale au processus de décision, assurer un échange régulier avec le Maire et apporter les éléments utiles à l’analyse, à l’arbitrage et au suivi des dossiers.
• Coordonner le fonctionnement communal, circuler l’information entre le Maire, les élus référents et les agents, et identifier les points de vigilance nécessitant une alerte ou un arbitrage.
• Veiller à la régularité des actes, assurer une veille juridique adaptée aux besoins de la commune et participer à la mise en place d’outils simples de suivi, de planification et de reporting.
• En fonction de votre profil et de votre niveau d’expérience, intervenir en appui, en relais ou en validation sur la coordination des agents, l’encadrement de l’équipe communale, le suivi de certains projets communaux, l’aide à la décision et la formalisation progressive de méthodes de travail partagées.

Administration générale, instances et actes administratifs

• Préparer, rédiger et suivre les courriers, notes, décisions, arrêtés, attestations et documents administratifs.
• Organiser les circuits de validation, de signature, de transmission, de classement et d’archivage.
• Préparer les séances du conseil municipal, commissions ou réunions de travail.
• Collecter les éléments nécessaires aux dossiers soumis aux élus.
• Rédiger les projets de délibérations, procès-verbaux et documents afférents.
• Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité, leur publicité et leur suivi.
• Assurer le lien avec les services de l’État, le Centre de gestion, le service de gestion comptable, les partenaires institutionnels et les prestataires.

Finances, comptabilité et suivi budgétaire

• Participer à l’élaboration du budget principal et des 4 budgets annexes.
• Préparer les éléments budgétaires nécessaires aux arbitrages et au suivi financier de la commune.
• Assurer l’exécution comptable des dépenses et des recettes : engagements, mandatements, titres de recettes et opérations comptables courantes.
• Suivre les factures, bons de commande, pièces justificatives et échéances comptables.
• Assurer le suivi budgétaire, identifier les points de vigilance et alerter.
• Suivre les emprunts, amortissements, subventions, FCTVA et opérations patrimoniales.
• Assurer la facturation de l’eau, en lien avec les éléments préparatoires suivis par l’agent administratif.
• Mettre en place et tenir à jour les tableaux de bord nécessaires à la gestion financière de la commune.

Ressources humaines et paie

• Préparer et suivre les actes relatifs à la carrière et à la situation administrative des agents.
• Suivre les contrats, arrêtés, absences, congés, temps de travail, formations, visites médicales et dossiers RH courants.
• Préparer les éléments variables de paie et assurer le suivi des opérations de paie (agents et élus).
• Tenir à jour les dossiers individuels des agents.
• Préparer les courriers, déclarations et documents administratifs relatifs au personnel.
• Assurer le lien avec les partenaires RH de la commune, notamment le Centre de gestion, le CNFPT et les organismes compétents.

Suivi des dossiers réglementaires et de proximité

• Travailler en articulation avec l’agent administratif chargé des missions courantes du secrétariat de mairie : accueil, état civil, cimetière, listes électorales et affaires administratives polyvalentes.
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers d’urbanisme en lien avec les services instructeurs.
• Veiller à la cohérence d’ensemble de ces activités et au respect des échéances réglementaires.
• Intervenir sur les points nécessitant un arbitrage, une sécurisation particulière ou une coordination avec le maire, les élus ou les partenaires compétents.

Qualification / expérience

Le profil recherché sera apprécié au regard du parcours, de la formation et de l’expérience du candidat.

• Une formation initiale dans le domaine de l’administration publique, du droit public, de la gestion des collectivités territoriales, des finances publiques ou du secrétariat de mairie, complétée par une première expérience en collectivité territoriale ou en établissement public.
• Une expérience significative en collectivité territoriale ou en établissement public, sur des fonctions directement en lien avec les missions du poste, notamment en secrétariat général de mairie, secrétariat de mairie, finances publiques locales, comptabilité, ressources humaines, paie, administration générale ou appui aux instances.
• Des bases théoriques solides dans les domaines précités, y compris à l’issue d’une formation récente, dès lors que le candidat présente une forte capacité d’apprentissage, de rigueur, d’organisation et d’investissement professionnel.

La durée et la nature de l’expérience seront appréciées en fonction du niveau de responsabilité exercé, de la proximité des fonctions occupées avec les missions attendues et de la capacité du candidat à évoluer vers une fonction polyvalente de secrétariat général de mairie.

Compétences

• Fonctionnement des collectivités territoriales et environnement institutionnel local.
• Règles de fonctionnement des instances municipales et des actes administratifs.
• Rédaction administrative, préparation des délibérations, arrêtés, courriers et documents institutionnels.
• Finances locales, règles budgétaires et comptabilité publique.
• Exécution comptable des dépenses et des recettes.
• Gestion administrative du personnel, statut de la fonction publique territoriale et préparation de la paie.
• Notions en matière d’état civil, élections, cimetière, urbanisme et affaires générales.
• Utilisation courante des outils bureautiques, messagerie, logiciels métiers (Berger-Levrault en particulier) et outils de suivi.
• Méthodes de classement, d’archivage, de suivi des échéances et de tenue des dossiers administratifs.
• Des connaissances en matière de commande publique, de gestion patrimoniale, de subventions, de suivi de projets communaux ou de conduite d’outils de pilotage constitueraient un plus.

Compétences comportementales

• Un sens affirmé du service public, de la confidentialité, de la discrétion professionnelle et du respect du cadre hiérarchique.
• Organisé(e), rigoureux(se) et fiable, savoir gérer plusieurs sujets en parallèle, respecter les échéances, prioriser les demandes et rendre compte avec précision.
• Apprécier la polyvalence des missions, les sujets transversaux et le travail en lien direct avec les élus, les agents, les partenaires institutionnels et les usagers.
• Capacité à analyser une situation, alerter au bon moment, proposer des solutions concrètes et accompagner la prise de décision.
• Coordination, encadrement ou accompagnement progressif de l’organisation du travail constitueront également un élément important pour réussir sur ce poste.

Contact et modalités de candidature

Les candidats devront obligatoirement fournir :

• une lettre de motivation détaillée ;
• un CV actualisé.

Pour les fonctionnaires, le dossier sera complété par le dernier arrêté de situation administrative.

Les candidats pourront également joindre toute pièce qu’ils jugeront utile à l’appréciation de leur candidature, notamment les justificatifs de formation, attestations, certifications ou éléments permettant d’éclairer leur parcours et leur niveau d’expérience.

Ils pourront préciser, par tout moyen approprié, les éléments relatifs à leur régime indemnitaire ou à leur niveau de rémunération actuel.

Envoi des candidatures à Marie Grandjean, consultante chargée de recrutement :