SECRETAIRE F/H (Nouvelle fenêtre)

Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale Sud-Ouest – Service Aide Sociale à l’Enfance (Zone d'Intervention : Saint Pierre / Petite Ile).

Activités du poste

• Orienter et renseigner le public :
  1. Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
• Gérer et suivre les dossiers de son domaine d’intervention :
  1. Réaliser la saisie informatique pour les équipes sociales
  2. Suivre les relevés d’activités mensuels des travailleurs sociaux
  3. Actualiser les répertoires téléphoniques
  4. Mettre à jour les tableaux de bord
• Assurer le secrétariat du Responsable de service et de l’équipe sociale
• Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :
  1. Rédiger des bordereaux de transmission
  2. Mettre en forme l’ensemble des documents des équipes sociales
  3. Réaliser les comptes rendus de réunion
• Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
  1. Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS
• Réceptionner et diffuser des informations :
  1. Assurer la diffusion des courriers, documents au sein du service
• Recenser et transmettre les informations relatives aux ressources humaines et moyens logistiques :
  1. Suivre les congés, demandes de formation, etc. et transmettre au CRH de la direction
  2. Vérifier les frais de missions des équipes sociales
  3. Gérer les fournitures du service
• Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)
• Assurer la continuité de service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
• Classer et/ou archiver les dossiers du service

Compétences

• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
• Connaissance du cadre réglementaire et législatif de l'ASE
• Expertise du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Capacité d’adaptation professionnelle
• Capacité à accueillir le public avec amabilité
• Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
• Capacité à orienter la demande au sein des services
• Capacité à utiliser l'outil informatique (SOLIS, AIRS, NUXEO)
• Discrétion
• Disponibilité
• Esprit d’équipe
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la confidentialité
• Sens des relations humaines