Secrétaire F/H - Département Clinique HAD Adulte
L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.
Missions générales :
Assurer le secrétariat du département et accompagner le cadre paramédical dans l'organisation, la coordination et le suivi de ses activités administratives et projets
Le poste s'articule autour de 2 grandes missions :
1. Mission de secrétariat du département :
1.1 Gestion administrative et organisationnelle
· Organiser des réunions et événements internes
· Mettre à jour : organigramme et coordonnées et mise en ligne sur l'espace dédié
· Prendre des notes, mettre en forme des documents et diffusion des comptes rendus de réunion
· Réceptionner et traiter des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
· Assurer Gestion du courrier
· Assurer la prise de rendez-vous / gestion des agendas
· Commander et gérer des fournitures et matériels de secrétariat
1.2 Gestion des ressources humaines
· Recueillir, mettre à jour et / ou sauvegarder de données, d'informations, de fichiers Suivi de tableau de bord des mouvements
· Transmettre et suivre des demandes auprès du service informatique (création/suppression de comptes, accès logiciels, matériel informatique)
· Aider à la gestion et au suivi des demandes de personnel intérimaire et des heures supplémentaires via le logiciel ARTEMIHS, en lien avec les cadres d'US et la Cadre Paramédicale
· Assurer le suivi administratif des stages IFSI préprofessionnels
2. Mission d'assistance auprès du cadre paramédical de département
2.1 Appui organisationnel·
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Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
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Assurer le reporting auprès du cadre du département
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Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
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Élaborer, adapter et optimiser plusieurs plannings de travail, de rendez-vous, de visites
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Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
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Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
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Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
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Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
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S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
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Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
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Utiliser les outils bureautique Word, Excel, Power
Point, messagerie) Artemi
HS , TEAMS
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Technologie d'Information et de Communication (TIC)
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Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
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Capacités rédactionnelles
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Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
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Organisation et gestion des priorités
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Aptitude relationnelle, diplomatie
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Autonomie et Capacité d'organisation
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Esprit d'initiative, méthode, rigueur
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Savoir transmettre avec précision les informations
