SECRETAIRE F/H

Détails de l’offre

Poste proposé SECRETAIRE F/H Contrat CDD Descriptif Poste vacant à compter du 1er mai 2027

Missions générales:

• Assurer les fonctions de secrétaire de l'UF ESBUI (secrétariat de la COMEDIMS et de ses instances)
• Accueil et gestion des appels téléphoniques (filtrage des appels, prise de message, réponse aux questions courantes)
• Gestion des courriels, gestion des courriers et mise à jour des courriers types, suivi du chrono
• Classement et archivage (courriers, compte rendus, dossiers)
• Mise en forme de documents
• Reproduction, reliure et numérisation de documents
• Gestion des agendas, prise de rendez-vous
• Mise à jour des fichiers fournisseurs et correspondants de l'unité
• Organisation de réunions : réservation des salles, préparation des documents, courriers/mails d'invitation, création des liens de visioconférence
• Liaison avec le service maintenance (demandes de maintenance via logiciel SAPHIR)
• Commande fournitures papeterie mensuelle et annuelle (agendas)
• Gestion annuelle des accès parking pour ESBUI et Présidents Comedims
• Rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l'activité de l'UF
• Suivi du circuit des dossiers marchés et gestion du tableau de bord
• Gestion des documents qualité dans l'application GED
• Mise en ligne des documents sur la GED COMEDIMS (comptes rendus, recommandations de bon usage...) et sur le SharePoint COMEDIMS AP-HP Pro (pour les recommandations de bon usage)
• Suivi, envoi, relance et archivage des demandes d'expertise
• Suivi et enregistrement des déclarations des liens d'intérêts des membres et des experts
• Mise en forme des comptes¬ rendus et suivi du circuit de validation
• Diffusion des recommandations de bon usage
• Assurer le lien avec les COMEDIMS locales de l'AP-HP (réunion annuelle) et avec la Commission Médicale d'Etablissement (CME) et le Conseil d'Administration du siège pour tout dossier concernant la COMEDIMS
• Mise à jour du site intranet et internet AGEPS pour la COMEDIMS

Missions spécifiques:

• Assurer le secrétariat des Présidents du Comité Consultatif Médical (CCM) pour les Présidents appartenant au SEPBU
• Gérer les fiches d'accueil et départ des personnels et internes/ externes/ stagiaires de l'unité ESBUI

Compétences clés :

• - Capacité rédactionnelle et de synthèse
• - Rigueur, sens de l'organisation, sens de l'anticipation
• - Sens du relationnel et sens du travail d'équipe

Compétences transverses :

• - Adaptation à des situations d'urgence-métier
• - Facilité d'adaptation, autonomie, esprit d'initiative
• - Intégrité, confidentialité, discrétion

Maitrise de l'outil informatique Word® - Excel® - Power Point® - Internet - Outlook® - Microsoft Teams® - SAPHIR® - GED /ENNOV®

Connaissance souhaitée du milieu hospitalier

Personne à contacter

Etablissement AGEPS

7 rue du fer à Moulin

75005 PARIS

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