Secrétaire - F/H

Type de contrat : CDD - 2 mois (renouvelable)

Lieu : SPADA - Lyon

Rémunération et avantages :

• Salaire brut mensuel à partir de 1 802 € - Prime fixe liée à l'indemnité de la conférence des métiers (actuellement 238 euros bruts mensuels pour un temps complet)

• Reprise d’ancienneté antérieure, à hauteur de 75%

• Prime semestrielle

• Mutuelle prise en charge à 60%

• Abonnements de transport en commun pris en charge à 50%

• CSE (Carte restaurants, bons cadeaux, etc.)

• Accord sur le temps de travail : 23 jours de RTT pour les salariés à temps plein

• Chartes “Télétravail” et “Droit à la déconnexion”

• Parcours d’intégration personnalisé

Missions :

Acteur du programme de premier accueil de la SPADA de Lyon, vous travaillerez en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire et vos missions comprendront notamment :

A destination du public accueilli :

• Enregistrement de l’ensemble des courriers réceptionnés au sein du SPADA de Lyon, via le logiciel de base de données actuellement utilisé, afin de permettre la distribution et le suivi de l’ensemble des correspondances reçues;

• Interface entre le public accueilli et les organisations/institutions partenaires, apportant des éléments de réponse concernant notre fonctionnement et/ou des situations particulières;

• Accompagnement de la personne nouvellement BPI dans le cadre des premières orientations à réaliser en vue de futures démarches d’insertion, avec un lien direct avec le public accueilli;

• Soutien à l’équipe lors de la distribution du courrier.

Dans le cadre de la tenue du secrétariat :

• Tenue et mise à jour du tableau de suivi du budget lié aux dépenses interprétariat et fournitures;

• Gestion des stocks (fournitures administratives, commande de petits matériels) en lien avec les différents fournisseurs et dans le respect de la procédure comptable en place;

• Tenue du planning de RDV lié à l’utilisation de l’interprétariat;

• Prise de notes rapides, frappe et diffusion des documents, PV des réunions;

• Gestion du standard téléphonique ainsi que de la boite mail générique;

• Mise à jour des documents (notes de service, notes d’information, formulaires types, charte graphique…); Lien avec les partenaires concernant le fonctionnement de la structure (entreprise de nettoyage, machine à affranchir, copieurs…).

Profil recherché :

• Baccalauréat minimum

• Intérêt pour le secteur social

• Bon relationnel, diplomate et esprit d’équipe

• Maitrise des outils de bureautique notamment Excel et d’un système de base de données

• Rigueur et sens de l’organisation

• Adaptation aux changements, réactivité

• Capacité à gérer le stress et un rythme soutenu

• Connaissance des langues étrangères appréciée