Secrétaire du sous-préfet de Dunkerque (H/F)

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

• Gestion du secrétariat de direction et de l’agenda du sous-préfet et/ou du secrétaire général. (appels téléphoniques et boîte mail)
• Dactylographie
• Préparation et classement des dossiers suivis par le sous-préfet.
• Interaction avec les forces, les élus, les établissements publics, les entreprises, les associations avec lesquels le sous-préfet est en contact.
• Rédaction de courriers et prise de notes en comité de direction
• Préparation des cérémonies en liaison avec la mairie (livraison des gerbes, transmission des messages)
• Création de visio-conférence et mise en route des visios dans le bureau du sous-préfet.
• Suivi du tableau de permanence du week-end et des demandes de congés et formations du sous-préfet.
• Assurer l'intérim (à minima) de la gestion des ressources humaines et du budget en l'absence de la secrétaire en charge de ces tâches.

Votre environnement professionnel:

Activités du service: Secrétariat de direction

Composition et effectifs du service: Le secrétaire général, une secrétaire de direction et chargée desressources humaines (cadre B) et un(e) assistant(e) de direction du sous-préfet (cadre C)

Liaisons hiérarchiques: Le sous-préfet de Dunkerque

Liaisons fonctionnelles: Le secrétaire général

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

• Disponibilité et Discrétion
• Horaires parfois contraints
• Missions non télétravaillables
• Régime horaire: 38h

Les avantages

• Restaurant administratif sur place
• Forfait mobilité durable
• Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%
• Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare
• Position centrale en plein cœur de la ville de Lille
• Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche
• Participation à la complémentaire santé
• Accès à un large de choix de formations
• Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

Profil recherché

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique-bureautique (niveau pratique requis)
• Connaître l'environnement professionnel (niveau pratique requis)

Savoir-faire

• Savoir s'organiser (niveau pratique requis)
• Savoir travailler en équipe (niveau pratique requis)
• Avoir l'esprit de synthèse (niveau pratique requis)

Savoir être

• Savoir s'adapter (niveau pratique requis)
• Savoir communiquer (niveau pratique requis)
• Savoir accueillir (niveau pratique requis)