Secrétaire du service social - HEGP (F/H)

Mission générale: La secrétaire de service social participe aux missions du service public hospitalier en tant que membre de l'équipe pluridisciplinaire et de ce fait à l'élaboration, la mise en œuvre et l'évaluation du projet de service.

Missions permanentes

• Accueil téléphonique et physique des malades, de leur entourage et orientation vers les personnes concernées.
• Prise et transmission des messages.
• Prise de contact avec différents organismes (mutuelles, établissements, …)
• Prendre les appels téléphoniques des assistant(e) s de service social absent(e) s ou en RDV. En cas d’absence, filtrer les appels et transmissions à l’assistant(e) de service social de remplacement.
• Ouverture administrative des Dossiers sociaux (CDR, recherches de patients, transmissions Orbis) et inscription des transmissions au dossier social informatisé.
• Suivi de tableaux de bord sur Via Trajectoire, relances auprès des établissements, surveillance des recherches en cours et annulations en collaboration avec l’assistant socio-éducatif.
• Frappe de courriers, frappe de rapports sociaux et autres documents.
• Photocopies, envoi de courriers, envoi de fax, scan de documents et envoi aux assistant(e) s de service social ou aux organismes partenaires.
• Recherches d’informations de tout ordre (internet, recherches mutuelles, législations, …).
• Aide à la constitution des dossiers aide sociale, A.P.A., PUMA, CSS, AME, MDPH, etc…
• Demande par courrier ou téléphone de diverses pièces administratives (ex: acte naissance, avis d’imposition, etc…)
• Saisie des actes effectués et scan de documents dans ORBIS

Missions ponctuelles

• Participation aux réunions du Service Social, réservation de salles de réunion, envoi avis de réunion et prise de notes pour les relevés de décisions.
• Remplacement des collègues secrétaires en congés.
• Suivi des demandes de protection juridique: tableau mis à jour et relances auprès des Tribunaux Judiciaires et de proximité en lien avec ASE.
• Traitement des archives sociales en lien avec la responsable du service social et une autre secrétaire sociale.
• Saisie de congés dans Gestime (suppléant).
• Statistiques secrétariat social et PMSI.
• Commandes de fourniture, tampons encreurs, masques, gel hydro alcoolique.
• Réception des documents à transmettre aux Assistants Sociaux. Sous couvert du cadre.
• Participation à la démarche qualité de l’Etablissement.
• Organisation des remplacements d’absences inopinées des ASE en lien avec la cadre du service.
• Participation aux groupes de travail proposés au sein de l’HEGP, HUPO, APHP, …

Missions spécifiques

• Mise en place du protocole de suivi des demandes de protection juridique faites par le service social de Corentin Celton en lien avec les assistantes sociales, la secrétaire et l’encadrement de proximité.

Moyens mis à disposition

• Équipement: téléphone, fax, imprimante, photocopieur, ordinateur, scanner.

Logiciels

• Via Trajectoire
• Orbis
• SAP
• CDR
• Outlook
• Word
• Excel
• Power point
• Internet

Profil recherché

PRE-REQUIS – DIPLOMES

• Formation en secrétariat et gestion administrative.
• Savoir organiser et prioriser les activités de secrétariat mais aussi s'adapter aux situations en prenant des initiatives pour accueillir et orienter les divers interlocuteurs.
• Recevoir, collecter, traiter et transmettre l'information en respectant son champ de compétence, le secret professionnel et les règles de confidentialité.
• Parfaite maîtrise de la bureautique (connaissance minimum de trois logiciels: Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des logiciels Orbis et Via Trajectoire, utilisation et maîtrise des techniques de communication.
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, dossiers, rapports, compte-rendu, projet de service, rapport d'activité…).
• Travailler en équipe.

Hôpital Européen Georges-Pompidou