Secrétaire du chef de service à la division quartier général

Vos missions en quelques mots

Vous serez principalement chargé d’assurer le traitement du courrier des différentes sections de la division et ceux du général de la SDPS. Vous traiterez le courrier “arrivé” et “départ” au profit des entités rattachées dans les systèmes d’information (SI) dédiés ou manuellement selon les cas (vérification de conformité de la charte graphique des documents avant mise à la signature, gestion du RPAA…). Vous assurerez le suivi de l’agenda du chef DIV/QG (AM1 de la SIMMT, chef d’emprise et COMILI de l’îlot 4) et appuierez le commandement administrativement dans le fonctionnement courant de la SDPS (diffusion d’ordres et informations, recueil et agrégation de réponses et contributions des services…). Vous assurerez la diffusion aux grands services de la SIMMT des rendez‑vous majeurs de la SIMMT et suivrez les congés/permissions du personnel du périmètre du secrétariat dans les SI. Vous réaliserez et assurerez également le suivi des commandes de fournitures de bureau et assurerez la suppléance du chef de secrétariat.

De plus, vous assurerez l’accueil des visiteurs, déposerez et récupérerez le SDPS à la gare ainsi que le véhicule du SDPS au garage. En cas de besoin, vous appuierez le secrétariat de la MICAM (organisme de la SDPS déconcentré à Lyon) et guiderez les autres secrétariats de la SIMMT.

Sur les besoins du poste, possibilité de suivre en interne ou externe des formations (initiation ou perfectionnement) liées à la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…).

Profil recherché

Nous recherchons un fonctionnaire sachant faire preuve de curiosité, de dynamisme et de volontariat. Il serait apprécié d’avoir de réelles qualités relationnelles ainsi qu’un sens du travail en équipe. Avoir une appétence dans la mise en œuvre des moyens informatiques et une connaissance de la suite bureautiques (Word, Excel, Outlook…).