SECRETAIRE DU BUREAU FONCTIONNEMENT ET GESTION DES SITES

Vos missions en quelques mots

• Enregistrer, organiser le classement et l’archivage des documents courants lettres, notes, messages (classifiés ou non)
• Activités RH dans le cadre de la désignation de correspondant administratif du bureau fonctionnement
• Gestion des messages Ne
MO non distribués automatiquement
• Gestion des documents classifiés SECRET de son domaine d’activité
• Gérer les communications et traiter les messages “ arrivée /départ “.
• Assurer la saisie d’informations et leur mise en forme (charte graphique du SIMu)
• Vérifier la conformité des documents et des dossiers soumis à la signature, assurer le suivi des parapheurs.
• Déterminer le mode d’enregistrement, le support, les références selon le type de texte, les traitements ultérieurs prévus, le système de classement adopté.
• Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions prévus.
• Etablir les commandes, réceptionner et assurer la distribution des fournitures de bureau du BFGS.
• Renseigner et tenir à jour le planning d’absence des cadres du bureau fonctionnement.
• Assurer, si besoin, la rédaction des documents courants
• Assurer la suppléance du vaguemestre