Secrétaire direction des soins

Centre hospitalier Victor Dupouy (Argenteuil)

Secrétaire direction des soins

Détails de l’offre

Poste proposé Secrétaire direction des soins Contrat CDD; CDI; Mutation

Au niveau du remplacement

• Coordonner les remplacements des professionnels non médicaux rattachés à la direction des soins
• Élaborer les tableaux de suivis sur les demandes de remplacements et réaliser les statistiques
• Gérer la boîte mail et les appels téléphoniques de la cellule de remplacement
• Assurer la facturation des missions d'intérim

Au niveau de la gestion des lits

• Référencer le nombre de lits disponibles auprès des services d'hospitalisation conventionnelle
• Renseigner le tableau récapitulatif des lits disponibles et le transmettre aux services des urgences
• Renseigner le ROR (autant de fois que demander par l'ARS)

Secrétariat administratif

• Gestion de l'agenda des directeurs et des plannings d'activités
• Réception et dispatching du courrier auprès des personnes concernées, traitement et mise en forme des courriers, rapports, comptes rendus et dossiers divers (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Préparation, suivi, classement et archivage des dossiers, rapports, comptes rendus
• Elaboration de statistiques
• Mise à jour des procédures et de la réglementation, classement et archivage
• Saisie et mise en forme du rapport d'activité
• Approvisionnement des articles de papeterie et sanitaires

Communication interne et externe

• Accueil physique, renseignements généraux ou spécifiques
• Filtrage des communications téléphoniques, réception et transmissions des messages
• Suivi de l'activité du service avec mise à jour de l'organigramme
• Mise à jour de l'annuaire électronique
• Diffusion de l'information
• Suivi des plannings prévisionnels et absences des responsables de secteur
• Participation aux réunions dont elle assure les comptes rendus, notamment la CSIRMT
• Par les réponses apportées (fond et forme) contribue à améliorer l'image et l'action de la Direction des Soins

Organisation

• Organisation et préparation des réunions (réservation de salle, matériel, reprographie de dossiers)
• Prise de notes et rédaction des comptes rendus ou de procès-verbaux
• Diffusion des documents

Gestion

• Gestion du vivier de candidatures spontanées
• Accueil des agents et gestion administrative des dossiers
• Diffusion des postes vacants en interne, mise à jour des offres d'emploi sur le site Internet
• Suivi du tableau des mouvements (entrées, départs, mobilités internes)
• Gestion des remplacements intérimaires (demandes, affectation, suivi administratif et comptable)
• Gestion des retours de notation évaluation annuelle
• Suivi et classement des fiches de poste et profils d'unité
• Gestion et suivi des activités de la Direction des Soins

CDD renouvelable