Secrétaire - Direction des Investissements (F/H)

Missions générales

• Assiste dans l’ensemble des tâches du secrétariat de la Directrice des Investissements
• Assure le management du secrétariat de la Direction

Mission permanentes

• Coordonne et anime le secrétariat
• Gère l’agenda de la Directrice des Investissements en coordination avec sa collègue
• Gère le planning des congés du secrétariat avec sa collègue et ceux des cadres de la Direction des Investissements
• Planifie les réunions
• Réalise des travaux bureautiques (courriers, rapports, notes, comptes rendus, plus suivi des effectifs et recrutements etc…)
• Participe et rédige le compte rendu du CODIST et ceux des CTI des DMU
• Gère des dossiers spécifiques
• Classe et archive les dossiers de la Directrice et du secrétariat de direction
• Organise la gestion de l’administration des logements et des conventions d’occupation de tiers avec sa collègue
• Organise la gestion des gardes techniques et administratives
• Assure le relai avec la DRH sur les dossiers des agents de la Direction (évaluations, recrutements, formations…)

Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive)

• S’assure de la continuité du secrétariat de la D.I.S.T.
• S’assure du bon déroulement de dossiers spécifiques (de l’élaboration à la finalisation)

Particularités du poste

• Confidentialité
• Loyauté
• Disponibilité

Profil recherché

Prérequis:

• Baccalauréat Professionnel
• BTS secrétariat – assistante de direction

Connaissances particulières requises

• Capacité d'encadrement et d'animation d'un secrétariat
• Capacité de gestion et organisation d'un secrétariat de Direction
• Capacité rédactionnelle et prise de notes
• Maîtrise de l'outil informatique

Expérience professionnelle requise

• La connaissance de l'institution serait un plus
• Formation et expérience en secrétariat de Direction

Qualités professionnelles requises

Discrétion, courtoise, qualité de communication et d'accueil

• Capacité d'adaptation, gestion des priorités
• Curiosité intellectuelle
• Rapidité d'exécution
• Capacité d'initiative et d'autonomie
• Rigueur, discrétion et précision
• Sens du relationnel
• Qualité rédactionnelle
• Sens de l'organisation
• Disponible

Présentation de Hôpital Bicêtre

Hôpital Bicêtre