Secrétaire de service H/F
Offre n° Secrétaire de Service H/F
POSTE : Secrétaire de Service H/F. DÉCRIT : Sous la responsabilité du responsable de service Recensement, Élections et Funéraire, vous travaillerez en relation avec les partenaires privés et publics, les fournisseurs ainsi que les usagers. Vos missions : Assister le service- Réceptionner, pré-étudier et répartir les courriers au sein du service- Relayer les informations auprès des agents du service- Assurer l'accueil physique et téléphonique- Organiser les réunions de l'équipe- Alimenter les différentes bases de données- Remplacer le secrétariat de la direction en son absence- Former / informer les collègues : e-Temptation / UX, crédits, techniques de secrétariat, etc.- Accompagner et encadrer des stagiaires- Gérer des fournitures administratives- Assurer le classement et l'archivage des dossiers papier et numériquesGérer les finances du service en proximité- Suivre les crédits : contacts avec les fournisseurs, bons de commande, factures et mandatements- Tenir à jour des tableaux de bord- Lancer les marchés subséquents aux accords-cadres- Apporter un soutien aux équipes sur les questions financièresGérer les fonctions ressources humaines de proximité- Assurer le rôle de référent RH de proximité auprès des agents : relais d'information, premier niveau de réponse, recherche d'interlocuteurs- Contribuer à la mise en oeuvre des procédures : accueil des nouveaux agents, suivi formations, déploiement des campagnes annuelles- Assurer la fonction de gestionnaire du temps- Prendre en charge, trier et distribuer les bulletins de salaire ainsi que tout document nécessitant un suivi- Saisir les éléments variables de paie- Préparer et traiter les dossiers relatifs aux agents temporaires : recrutement, tickets-restaurant et diverses demandes- Suivre les dossiers d'accidents du travailContribuer à la gestion des locaux et matériels du service- Gérer l'environnement de travail des agents- Contribuer à la gestion du matériel- Assurer un soutien logistique selon les besoinsDécliner la stratégie relation multicanale aux usagers- Participer au déploiement d'une culture de la relation usagers au sein de l'équipe- Participer au suivi de la qualité des services rendus aux usagers (délais)Contribuer au collectif de service et à la ligne managérialePROFIL : Connaissance de l'organisation de la Ville de Nantes et de Nantes MétropolePratique courante des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Coriolis, e-Temptation, plateforme dématérialisée des marchés publics, Astre, GFD, Neeva, GECQualités relationnelles : écoute, dialogue, capacité à orienter et expliquerDiscrétion, Esprit d'équipe, rigueur et efficacitéAptitudes rédactionnelles : mails, notesSens de l'organisation, hiérarchisation des urgences et gestion des priorités
Type de contrat CDIContrat travail
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Ouvrier spécialisé
- Secteur d'activité : Administration publique générale