Secrétaire de Direction RH - Adjoint/Adjointe administratif-ve

Missions et activités principales

• Accueil des personnes (patients, usages, familles, professionnels…)
• Réception et traitement des courriers
• prise de note, frappe, mise en forme de supports écrits et diffusion
• Gestion de l’agenda
• Diffusion des listes de gardes, des notes d’information et de service
• Organisation des réunions, préparation des supports de présentation
• Gestion logistique : réservation des salles, des ordinateurs portables, du vidéoprojecteur, organisation et gestion des demandes de visio
• Gestion des stages
• Remplacement de la Secrétaire de Direction de la Direction Générale pendant ses absences

MISSIONS SPECIFIQUES DU POSTE

• participation à la préparation des calendriers annuels (un par instance) et diffusion sur intranet
• Organisation, préparation et suivi des instances RH (CSE, F3SCT, Comité Vigilance Violence)
• Gestion des ordres de missions ponctuels et permanents, des frais de déplacement et saisie en paie
• Gestion des stages en lien avec la Direction des Soins : recensement des besoins, partenariat avec les écoles (conventions) et saisie des gratifications stagiaires
• Enregistrement des congés annuels des psychologues
• Indemnisation des heures supplémentaires des instituteurs de l’Education Nationale
• Saisie et mise à jour des tableaux de bord afférents à son poste

Compétences et savoir-être

• Connaissances bureautiques approfondies
• Communication / relations interpersonnelles
• Capacité rédactionnelle
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Discrétion