Secrétaire de direction (H/F) - SAVS au Fil de l'Ourcq

Sous l’autorité du Directeur adjoint du service, vos missions sont les suivantes :

Vous travaillez dans le respect des personnes accueillies, du projet associatif, du projet de service, des procédures communes et dans une vision associative pour une harmonie entre les différentes équipes,

Vous assurez le secrétariat courant de l’établissement : prise de rendez-vous, communication, élaboration, suivi et complétude des tableaux de bord, suivi des dossiers des personnes accueillies, suivi de l’activité des services, réalisation de courriers, comptes rendus,

classement, suivi et complétude des rapports d’activité, suivi et complétude du plan de formation, analyse statistique de l’activité du service, archivage…,

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées par le service, des partenaires et du public dans le respect des principes d’intervention du service.

Vous participez à l’organisation logistique des formations, réunions, rendez-vous des usagers…

Vous assurez le suivi de la gestion documentaire.

Vous participez au suivi des plans d’action du service (Qualité, DUERP…) et vous participez à la démarche d’évaluation et des services.

Vous constituez les dossiers administratifs des salariés et assurez leur transmission au siège. Vous participez au suivi administratif RH.

Vous assurez le suivi administratif des contrats de travail (impression, classement, …). Vous assurez le suivi administratif des contrats d’intérim.

Vous participez au suivi comptable et du taux d’activité des services.

Vous renseignez vos interlocuteurs et transmettez tous documents nécessaires au bon fonctionnement des services dans le respect des règles de confidentialité et de l’obligation de réserve des données auquel vous avez accès,

Vous prenez soin d’intégrer dans les logiciels métiers les informations nécessaires à leur mise à jour,

Vous intervenez sur le suivi et la vérification du matériel et des maintenances dans le cadre du DUERP.

Vous assurez la gestion des achats dans le cadre des demandes et validations du directeur adjoint.

Vous rendez compte au Directeur adjoint et à la Chef de bureau administratif sur le territoire et alertez sur toute problématique administrative.

Vous travaillez en équipe sur votre structure et sur le territoire de Meaux.