Secrétaire de direction H/F 100% - Groupement Hospitalier Est - Hospices Civils de Lyon

DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION de l’ASSISTANT DE DIRECTION

Les missions principales de l’Assistant de la direction sont:

• Assurer le secrétariat des 2 directions: Directeur Référent du PAM des Spécialités Pédiatriques et du PAM Couple Nouveau-né en lien avec les secrétariats de ces deux PAM et Directeur référent de la Direction des Ressources matérielles et du développement durable et du COMBO
• Assister le directeur dans la gestion/constitution de dossiers
• Assurer la continuité de fonctionnement du secrétariat de direction

PRINCIPALES ACTIVITES

Gestion des agendas (rdv, réunions, congés…) du directeur,

Organisation, planification et préparation de réunions/de groupes de travail et de comités de pilotage: réservation de locaux, convocations, envoi des CR, etc.

Accueil et renseignement (physique et téléphonique).

Gestion de la correspondance: distribution et envoi du courrier.

Rédaction de courriers administratifs, comptes rendus de réunion, notes.

Elaboration de diaporamas ou autres supports visuels.

Création et actualisation de supports Excel pour aide de dossiers ou aide à la saisie.

Préparation des RDV de notation et de recours amiables.

Diverses prestations d’aide à l’installation matériel informatique pour réunion, impressions de documents, photocopies, quick di, …).

Commande des fournitures (Hospimag, Lyreco).

Anticipation de toutes les activités récurrentes des 2 directions.

Missions ponctuelles liées aux thématiques des 2 Directions prises en charge

• Sens de l’accueil et des rapports institutionnels.
• Sens de l’écoute, disponibilité et qualités relationnelles.
• Discrétion et respect du secret professionnel.
• Autonomie et, esprit d’initiative.
• Sens de l’organisation et de l’anticipation.
• Aptitude à hiérarchiser les activités et savoir gérer l’urgence.
• Savoir rendre compte.
• Maîtrise de l’orthographe.
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Intranet, Internet, Outlook (messagerie + calendrier).

CONDITIONS CONTRACTUELLES

Filière : Secrétariat médical

Etablissement : GROUPEMENT HOSPITALIER EST

Service / Spécialité : Direction GHE

Nature du contrat : CDD

Si applicable, préciser la durée du contrat : 4 mois

Quotité de temps de travail : 100%

Modèle Horaires : Amplitude Horaire : 8h00 à 8h30 – 16h à 16h30

Nature du poste : Remplacement

Catégorie Emploi : Catégorie C

Date de recrutement souhaitée : 25/05/2026

Nom du Cadre Recruteur : AGERON Sébastien