SECRÉTAIRE DE DIRECTION H/F

Missions Principales

Sous L’autorité De La Direction Du Pôle, Et Du Responsable Administratif, Financier, RH, Il/elle Aura Pour Missions Principales

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suvi des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH, Education Nationale.
• Assurer la prise de rendez-vous, gestion des planning, organisation des réunions.
• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation...).
• Assurer le secrétariat du Conseil de la Vie Sociale et du Conseil des Enfants (ordre du jour, convocation, rédaction compte-rendu, …).
• Gestion et suivi des demandes de dossiers médicaux, signalements, plaintes, dossiers confidentiels.
• Suivi des dossiers de candidatures d'enfants ( en lien avec les familles, les partenaire, la MDPH) - Référent ESMS-MDPH sur Via Trajectoire.
• Rédaction, suivi des conventions ( Muséum, CRA, Mairie de Toulouse…).
• Référent informatique (ouverture et suivi des comptes et droits d'accès), référent communication ( affichages obligatoires, identité visuelle, communication partenaires).
• Gestion documentaire ( rédaction et validation des procédures et documents qualité, organisation et alimentation du dossier réseau).
• Gestion d'outil de suivi de l'activité des autorisations du Pôle.
• Accompagnement des professionnels dans la mise en œuvre du Dossier Informatisé de l'Usager.

Missions Principales

Sous L’autorité De La Direction Du Pôle, Et Du Responsable Administratif, Financier, RH, Il/elle Aura Pour Missions Principales

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suvi des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH, Education Nationale.
• Assurer la prise de rendez-vous, gestion des planning, organisation des réunions.
• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation...).
• Assurer le secrétariat du Conseil de la Vie Sociale et du Conseil des Enfants (ordre du jour, convocation, rédaction compte-rendu, …).
• Gestion et suivi des demandes de dossiers médicaux, signalements, plaintes, dossiers confidentiels.
• Suivi des dossiers de candidatures d'enfants ( en lien avec les familles, les partenaire, la MDPH) - Référent ESMS-MDPH sur Via Trajectoire.
• Rédaction, suivi des conventions ( Muséum, CRA, Mairie de Toulouse…).
• Référent informatique (ouverture et suivi des comptes et droits d'accès), référent communication ( affichages obligatoires, identité visuelle, communication partenaires).
• Gestion documentaire ( rédaction et validation des procédures et documents qualité, organisation et alimentation du dossier réseau).
• Gestion d'outil de suivi de l'activité des autorisations du Pôle.
• Accompagnement des professionnels dans la mise en œuvre du Dossier Informatisé de l'Usager.

Conditions d'exercice

• Type de contrat : CDD de remplacement jusqu'au 20/12/2026.
• Lieu d'exercice principal : Pôle Béroï Collectif - TOULOUSE (31).

Prérequis techniques

• Justifiant d’un diplôme d’état de niveau 5 en secrétariat
• Expérience du travail en ITEP appréciée.
• Permis B plus véhicule personnel.

Compétences & Qualités

• Bonne maîtrise de l’outil informatique.
• Connaissance du logiciel GEKOS appréciée.
• Compétences relationnelles.
• Aptitude au travail en équipe.
• Autonomie, capacité d’initiative.
• Rigueur et discrétion.