Secrétaire de Direction H/F

DIRECTION GENERALE :

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie électronique.
• Réceptionner, orienter et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir les visiteurs et les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.
• Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous.
• Assurer le suivi administratif des conventions de partenariat.
• Participer à la gestion documentaire et à l'archivage.
• Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau.
• Gérer les réservations de salles de réunion.
• Assurer la continuité de service du secrétariat général en l’absence de la responsable des affaires générales.

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES NON MEDICALES :

• Prise de rendez-vous et gestion des agendas.
• Mise en forme, traitement, diffusion, classement et reproduction des documents (rapports, courriers, notes de service ou d’information).
• Gestion des stages : accueil physique et téléphonique, réception et traitement des demandes, interface avec les structures scolaires, IFAS et IFSI et organisation des stages collectifs.
• Suivi des dossiers de protection fonctionnelle.

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES MEDICALES :

• Organisation des rendez-vous et des réunions.
• Mise en forme et diffusion des notes d’information.

INSTANCES :

• Préparation et participation à la CSIRMT (convocations, OJ, CR).
• Envoi des documents relatifs aux instances (convocations, OJ) : CSE, F3SCT, COPIL médico-économique et Commission d’Hémovigilance.

Contraintes et difficultés du poste:

– Polyvalence et réactivité au quotidien.

Compétences requises sur le poste:

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Excellente expression orale et écrite.
• Sens de l’organisation et de l’accueil.
• Connaissance des méthodes de classement et d’archivage.
• Capacité à la mutualisation et au travail en coordination avec la Secrétaire Générale.

Le savoir-faire /savoir-être:

• Discrétion et diplomatie.
• Aisance relationnelle.
• Autonomie.
• Esprit de synthèse.
• Rigueur.
• Réactivité.
• Disponibilité.
• Aptitude au travail en équipe.

Un niveau BAC à BAC+2 est souhaité dans la mesure du possible ainsi qu'une première expérience serait appréciée

Temps de travail et amplitude horaire : 100 % (du lundi au vendredi) /09h -17h / 10h-18h