Secrétaire de Direction H/F

Offre n°
Secrétaire de Direction H/F

RESPONSABILITÉS :DIRECTION GENERALE :- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie électronique.- Réceptionner, orienter et filtrer les appels téléphoniques.- Accueillir les visiteurs et les interlocuteurs internes et externes.- Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.- Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l'archivage des documents administratifs.- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous.- Assurer le suivi administratif des conventions de partenariat.- Participer à la gestion documentaire et à l'archivage.- Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau.- Gérer les réservations de salles de réunion.- Assurer la continuité de service du secrétariat général en l'absence de la responsable des affaires générales.DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES NON MEDICALES :- Prise de rendez-vous et gestion des agendas.- Mise en forme, traitement, diffusion, classement et reproduction des documents (rapports, courriers, notes de service ou d'information).- Gestion des stages : accueil physique et téléphonique, réception et traitement des demandes, interface avec les structures scolaires, IFAS et IFSI et organisation des stages collectifs.- Suivi des dossiers de protection fonctionnelle.DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES MEDICALES :- Organisation des rendez-vous et des réunions.- Mise en forme et diffusion des notes d'information.INSTANCES :- Préparation et participation à la CSIRMT (convocations, OJ, CR).- Envoi des documents relatifs aux instances (convocations, OJ) : CSE, F3SCT, COPIL médico-économique et Commission d'Hémovigilance.PROFIL RECHERCHÉ :Contraintes et difficultés du poste :- Polyvalence et réactivité au quotidien.Compétences requises sur le poste :- Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.- Excellente expression orale et écrite.- Sens de l'organisation et de l'accueil.- Connaissance des méthodes de classement et d'archivage.- Capacité à la mutualisation et au travail en coordination avec la Secrétaire Générale.Le savoir-faire /savoir-être :- Discrétion et diplomatie.- Aisance relationnelle.- Autonomie.- Esprit de synthèse.- Rigueur.- Réactivité.- Disponibilité.- Aptitude au travail en équipe.Un niveau BAC à BAC+2 est souhaité dans la mesure du possible ainsi qu'une première expérience serait appréciéeTemps de travail et amplitude horaire : 100 % (du lundi au vendredi) / 09h -17h / 10h-18h

Type de contrat CDD - 3 MoisContrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Qualification : Ouvrier qualifié (P3,P4,OHQ)

Employeur

CH de DENAIN - Pole Administration Logistiques

La Secrétaire de Direction assure la gestion du secrétariat de la Direction Générale ainsi que celui des Directions fonctionnelles (Ressources Humaines, Finances, Informatique, Affaires Médicales).Elle participe à l'accueil et à l'orientation des visiteurs et contribue au bon fonctionnement administratif de l'établissement.Elle est rattachée à la Responsable des affaires générales et participe à la continuité de fonctionnement du secrétariat de Direction