SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Missions: Sous l’autorité de l’équipe de Direction de l’établissement, en collaboration étroite avec les chefs de service, les équipes éducatives et des services généraux, les principales missions seront:

Secrétariat de Direction:

• Organiser et coordonner, pour son (ses) supérieur(s) hiérarchique(s), la transmission et la rédaction des informations du service
• Tenir l’agenda de son (ses) hiérarchique(s) et faire les réservations nécessaires (réunions, déplacements)
• Organiser les déplacements des équipes de l’établissement et gérer les réservations afférentes (hôtels, transports, places pour les salons, …)

Organisation et gestion des réunions:

• Préparer les supports de présentation (word, excel, powerpoint…)
• Réserver le matériel, les salles, repas et envoyer les convocations et l’ordre du jour
• Participer aux réunions
• Rédiger et diffuser les comptes rendus
• Suivre les actions à mener listées lors des réunions

Gestion et élaboration de documents administratifs:

• Saisir et présenter des notes et des documents souvent à caractère confidentiel
• Recevoir et distribuer les courriers et documents divers de l’établissement
• Rédiger les courriers et documents divers, les diffuser ou les expédier
• Rédiger et diffuser les notes internes
• Centraliser dans un parafeur les documents en provenance d’autres personnes et à faire signer
• Participer à la mise à jour des organigrammes, listes téléphoniques et autres listings
• Classement et archivage des documents institutionnels
• Commander les fournitures administratives pour l’établissement

Accueil physique et téléphonique:

• Accueillir l’ensemble des personnes se présentant dans le service ou à l’accueil de l’Etablissement (familles, fournisseurs, visiteurs, partenaires extérieurs …) et les orienter auprès des personnes concernées
• Assurer l’accueil téléphonique en réponse aux diverses demandes, en filtrant les appels
• Assurer l’interface avec l’ensemble des collaborateurs de l’établissement et sa hiérarchie

Missions ponctuelles:

• Encadrer et former éventuellement un ou des collaborateurs
• Participer aux manifestations évènementielles, manifestations internes