Secrétaire de Direction (H/F)

35H/semaine

Travail en journée

Le Centre Hospitalier de Murat, établissement public de santé de 256 lits et places, situé au cœur du parc naturel des volcans d'Auvergne.

Devoirs et responsabilités

1. Assistance administrative du directeur
   • Accueil physique et téléphonique de la direction (agents, usagers, partenaires extérieurs)
   • Gestion des courriers : frappe, tri, classement, archivage
   • Gestion de l'agenda du directeur : rendez‑vous, arbitrages, priorisation
   • Gestion des emails du directeur
   • Planification des réunions de la direction
   • Organisation et suivi des instances, commissions et comités (Conseil de surveillance, CME, CSE, F3SCT .) de l'établissement
   • Participation aux instances, prises de notes
   • Rédaction des PV des instances
   • Préparation en amont des réunions, rendez‑vous et transmission des dossiers
   • Réaction, mise en forme des courriers, notes, comptes rendus et rapports
   • Assurer la préparation des dossiers (réunions, rencontres)
   • Élaboration de supports de communication, documentations diverses, notes
   • Tenue des tableaux de bord, indicateurs
   • Suivi des conventions et tenue à jour du tableau de bord
   • Relations avec les usagers (gestion des plaintes et réclamations selon procédure, suivi du tableau de bord)
   • Demandes de dossiers médicaux (gestion selon procédure, suivi du tableau de bord)
   • Filtrer et organiser les appels téléphoniques et communications internes / externes
   • Organisation des déplacements
2. Gestion documentaire et communication
   • Assurer la diffusion et l'archivage des documents institutionnels
   • Mettre à jour les tableaux de suivi, tableaux de bord, listes
   • Rédiger des comptes rendus de réunions
3. Coordination interne
   • Faciliter la circulation de l'information entre la direction et les services hospitaliers
   • Assurer un rôle d'interface avec les partenaires externes (ARS, collectivités, associations)
   • Soutenir l'organisation logistique de projets transversaux pilotés par la direction
4. Gestion administrative quotidienne
   • Gérer les commandes de fournitures du secrétariat de direction
   • Mettre à jour le planning
   • Suivre certaines procédures administratives (notes RH, validations internes)
   • Classer, numériser, organiser et sécuriser les informations

Cette fiche de poste n'est pas exhaustive

Rejoignez-nous : Si cette offre correspond à vos compétences et attentes professionnelles, n'attendez plus et postulez à l'adresse ci-dessous :

Centre Hospitalier de Murat4 bis rue Porte Saint Esprit15300 MURAT