Secrétaire de Direction H/F

À propos de nous

Le Centre Hospitalier de Denain est un établissement public de santé situé dans le bassin du Hainaut et ayant une capacité d'accueil de 586 lits. L'offre de soins est variée et axée sur la qualité et la sécurisation des prises en charges. 1200 collaborateurs médicaux et non médicaux sont mobilisés pour offrir une prise en soin optimale.

Le Centre Hospitalier de Denain est organisé en 5 pôles d'activités:

• le pôle Médecine/Urgences
• le pôle Chirurgie Gynécologie Obstétrique
• le pôle Gériatrie
• le pôle Psychiatrie
• le pôle Médico-technique

La Secrétaire de Direction assure la gestion du secrétariat de la Direction Générale ainsi que celui des Directions fonctionnelles (Ressources Humaines, Finances, Informatique, Affaires Médicales).

Elle participe à l’accueil et à l’orientation des visiteurs et contribue au bon fonctionnement administratif de l’établissement.

Le secrétariat de Direction est composé de deux secrétaires et d’une Secrétaire Générale.

Mission

• Tri, enregistrement et diffusion du courrier entrant et sortant (y compris messagerie électronique).
• Réception, traitement, orientation et filtrage des appels téléphoniques.
• Accueil physique des usagers et des correspondants des services.
• Prise de rendez-vous, gestion et synchronisation des agendas.
• Mise en forme, traitement, diffusion, classement et reproduction de documents (Word, Excel, PowerPoint) : rapports, courriers, notes de service.
• Gestion et suivi de l’archivage des documents.
• Préparation quotidienne des dossiers nécessaires aux réunions.
• Réponse aux demandes émanant des Directeurs adjoints et du Secrétariat Général.
• Gestion des fournitures du service (commandes, suivi du tableau de bord) et du matériel de bureau (copieurs, fax), avec vérification de la conformité des livraisons.
• Gestion des réservations des salles de réunion.
• Relais des collègues en cas d’absence.
• Gestion des stages : réception et traitement des demandes, interface avec les structures scolaires, IFAS et IFSI.
• Prise de rendez-vous et organisation des visioconférences.
• Mise en forme et diffusion des notes d’information.
• Préparation et envoi des documents relatifs aux instances : Directoire, CSE, F3SCT, Conseil de Surveillance, sous-commissions de la CME.
• Constitution des dossiers pour le COPIL médico-économique.
• Constitution des dossiers pour la Commission d’Hémovigilance.

Profil

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Excellente expression orale et écrite.
• Sens de l’organisation et de l’accueil.
• Connaissance des méthodes de classement et d’archivage.
• Capacité à la mutualisation et au travail en coordination avec les autres secrétaires et la Secrétaire Générale.
• Polyvalence et réactivité au quotidien.

Un niveau BAC à BAC+2 est souhaité dans la mesure du possible ainsi qu'une première expérience serait appréciée.

Temps de travail et amplitude horaire : 100 % (du lundi au vendredi) / 08h30-16h30 / 09h -17h / 10h-18h