Secrétaire de direction (H/F)

Offre n°

Secrétaire de direction (H/F).

Responsabilités

• Assurance de l’appui opérationnel du binôme DGS/DGSA et pilotage des dossiers stratégiques
• Participation à l’organisation de l’activité de la DGS et de la DGSA, ainsi qu’à la préparation des instances et réunions
• Coordination administrative et circulation fluide de l’information
• Assistance opérationnelle et organisationnelle
  • Gestion des agendas complexes des DGS/DGSA : arbitrages, priorisation, coordination interne et externe
  • Préparation des réunions : calendriers, ordres du jour, convocations, dossiers, notes de synthèse, relevés de décisions
  • Suivi des décisions, relances et échéances
  • Préparation de dossiers institutionnels (contractualisation, évaluation HCERES, bilans, audits)
  • Appui à la coordination de projets transversaux ou structurants
  • Organisation d’événements institutionnels
  • Appui ponctuel aux services et directions rattachés à la DGS/DGSA
• Gestion administrative
  • Organisation du Comité Social d’Administration
  • Rédaction de courriers, notes, comptes‑rendus, supports de présentations, documents divers
  • Gestion documentaire et archivage numérique
  • Gestion du courrier réservé, des parapheurs et circuits de signatures
  • Traitement des contraventions liées aux véhicules de service UPVD
  • Organisation des missions des DGS/DGSA et de certains VP délégués (planification, logistique, déplacements)
  • Gestion des commandes de prestations diverses (fournitures, réservations, missions, besoins opérationnels)
  • Vérification des dossiers de candidatures BIATSS pour les tableaux d’avancement et listes d’aptitude
• Interface, communication et coordination
  • Interface entre DGS et DGSA, services/directions, partenaires institutionnels et tutelles
  • Circulation fluide et sécurisée de l’information
  • Accueil, orientation et information des interlocuteurs internes et externes
  • Contribution à la communication interne du DGS et du DGSA : rédaction et diffusion de notes, messages et tableaux de bord destinés aux services et directions

Profil recherché

• Connaissances
  • Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche, particulierités des EPCSCP
  • Gestion financière et règles de la commande publique
  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
  • Environnement et réseaux professionnels
  • Techniques d’élaboration de documents, aisance informatique (outils bureautiques et numériques)
  • Culture internet
  • Techniques de communication
  • Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence)
• Savoir‑faire
  • Travail transversal
  • Rédaction de documents de synthèse, présentations, bilans ou documents divers
  • Autonomie et priorisation des tâches, respect de la confidentialité
  • Initiative et force de proposition
  • Gestion d’un calendrier et d’un cadre de gestion complexe
  • Rendu de compte
  • Communication pédagogue
  • Application de procédures et règles
  • Travail en équipe
  • Utilisation de logiciels spécifiques à l’activité
• Savoir‑être
  • Sens du service public, de l’intérêt général et de l’utilité sociale
  • Adaptation et assimilation des enjeux et contextes de l’établissement
  • Écoute, gestion des incertitudes et des priorités multiples
  • Maîtrise de soi, sens de l’organisation, rigueur, fiabilité, sens relationnel

Conditions de contrat

Type : CDD – 12 mois, renouvelable à 100 %.

Durée : 35 h/semaine, travail en journée.

Salaire

• Brut annuel : 22 404 € à 22 404 €

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Expérience : Débutant accepté

Emploi

Université de Perpignan Via Domitia (UPVD) – Université pluridisciplinaire en Occitanie, Pyrénées‑Méditerranée.