Secrétaire de direction (F/H)

Responsabilités

• Gestion de l’agenda, l’emploi du temps et les déplacements de la direction (prise de rendez‑vous, courriers, e‑mails, congés…)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Accueillir physiquement les rendez‑vous
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (courriers, mails, Rescom…)
• Rassembler, préparer, contrôler et assurer le suivi des dossiers de direction (documentation, tableaux de bord/reporting, rapports, comptes rendus et notes diverses pour les réunions…)
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
• En coordination avec les différents services (logistique, division des formations, chargée de communication, USI, MESS…), préparer l’organisation des différents événements (réunions, commission de l’ordinaire, cérémonies, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…)

Autres missions/activités

• Fonction ASSIST
• Chorus DT
• Référent égalité/diversité
• Référent AMARIS
• Référent Correspondant de Formation (CoFo) de la structure

Conditions particulières d'exercice

• Temps de travail : 40h30 (régime hebdomadaire à horaires variables) avec dotation de 29 JRTT

Profil recherché

• Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel / Niveau maîtrise / Requis
• Compétences en informatique - bureautique : Niveau maîtrise / Requis
• Savoir‑faire : Savoir s'organiser / Niveau pratique / Requis
• Savoir travailler en équipe : Niveau pratique / Requis
• Savoir rédiger : Niveau maîtrise / Requis
• Savoir‑être : Avoir le sens des relations humaines / Niveau maîtrise / Requis
• Savoir s'adapter : Niveau pratique / Requis
• Savoir accueillir : Niveau maîtrise / Requis
• Savoir s'exprimer oralement : Niveau maîtrise / Requis

Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans