Secrétaire de direction (F/H)

Missions générales

• Assurer le secrétariat de la Direction des soins, des activités paramédicales et de la Direction des Ressources Humaines
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion des mails et des agendas
• Organiser les réunions : définir une date, convier les participants, réserver les salles, s’assurer de la disponibilité et de la fonctionnalité du matériel nécessaire
• Rédaction, saisie et diffusion des courriers, rapports, comptes rendus
• Traitement et circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques, suivi des dossiers
• Elaboration de tableaux de bord

Missions spécifiques

• Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux
  • Planification des stages EIDE, AS en collaboration avec le cadre supérieur en charge de la gestion des stages
  • Envoi des courriers et conventions relatifs aux stages
  • Transmission des informations aux différentes unités de soins (cadres et tuteurs)
• Gestion de la Commission Locale des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Technique
  • Planification des commissions
  • Envoi des ordres du jour et des comptes rendus
  • Organisation des élections
• Organisation des réunions de la DSAP
  • Soutien en secrétariat de l’adjointe et des cadres supérieurs de santé de la DSAP
  • Participation à la préparation des congrès, séminaires : soutien à la réalisation de posters, de présentations
  • Participation à des réunions
• DRH
  • Organisation des réunions de la Direction des Ressources Humaines : programmation, ordre du jour et compte-rendu
  • Organisation des déplacements de la DRH ou son adjointe et des RV individuels
  • Médailles : procédures et organisation de la cérémonie
  • Diffusion des informations de la DRH
  • Participation aux recrutements pour les directions
  • Procédures disciplinaires, contrôles des arrêts, contentieux

Missions complémentaires

• Continuité du secrétariat de la Direction Générale en période de congés ou d’absence.

Particularités du poste : discrétion professionnelle, confidentialité des informations individuelles.

Profil recherché

• Sens relationnel, diplomatie
• Méthode, rigueur et sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Discrétion et disponibilité
• Qualités rédactionnelles
• Respect de la confidentialité et de la déontologie
• Adaptabilité, polyvalence
• Capacité à faire du reporting

Connaissances associées

• Outils bureautiques : maîtriser Word, Excel, Outlook et Power Point, Teams
• Usage de l’IA
• Missions de secrétariat
• Connaître l’organisation et le fonctionnement interne de l’établissement
• Expérience de secrétariat de direction souhaitée