Secrétaire de direction F/H

Intitulé du poste

Secrétaire de direction F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Rémunération

selon grille

Présentation du service

L'HAD AP-HP, hôpital de l’Assistance Publique Hôpitaux de Paris, possède la particularité d’intervenir au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Polyvalente et généraliste, elle couvre tous les âges de la vie, tous les modes de prises en charge, à l’exception de la psychiatrie.

L’HAD AP-HP prend en charge près de 950 patients en moyenne par jour, sur l’ensemble du Grand Paris, pour 8,5 millions d’habitants ; ce territoire d’intervention s’étend progressivement pour couvrir l’ensemble de l’Île de France. Les patients sont adressés à l’HAD-AP-HP par les hôpitaux de l’AP-HP, d’autres établissements hospitaliers, publics ou privés, par les médecins libéraux, les SSIAD, les EHPAD, les établissements pour personnes handicapées.

La Direction des soins de l’HAD comporte : 1 Coordinatrice Générale des Soins; 1 Cadre supérieure de santé, adjointe à la coordinatrice générale des soins; 1 Cadre supérieure de santé, référente RH, politique des stages et PUI; 1 Cadre supérieure de santé, référente du pôle médico-social et des équipes transversales; 1 Cadre de santé, équipe prévention du risque infectieux; 1 Infirmière référente dossier patient; 0,5 assistante de direction partagée avec la Direction des Ressources Humaines.

Missions générales

• Assurer le secrétariat de la Direction des soins, des activités paramédicales et de la Direction des Ressources Humaines
• Gérer les appels téléphoniques
• Gérer les mails et les agendas
• Organiser les réunions : définir une date, convier les participants, réserver les salles, s’assurer de la disponibilité et de la fonctionnalité du matériel nécessaire
• Rédiger, saisir et diffuser les courriers, rapports, comptes rendus
• Traiter et circuler l’information, les documents et les communications téléphoniques, suivre les dossiers
• Élaborer des tableaux de bord

Missions spécifiques

• Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux (planification des stages EIDE, AS en collaboration avec le cadre supérieur en charge de la gestion des stages, envoi de courriers et conventions relatifs aux stages, transmission des informations aux différentes unités de soins)
• Gestion de la Commission Locale des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Technique (planification des commissions, envoi des ordres du jour et des comptes rendus, organisation des élections)
• Organisation des réunions de la DSAP
• Soutien en secrétariat de l’adjointe et des cadres supérieurs de santé de la DSAP
• Participation à la préparation des congrès, séminaires : soutien à la réalisation de posters, de présentations
• Participation à des réunions
• Organisation des réunions de la Direction des Ressources Humaines : programmation, ordre du jour et compte-rendu
• Organisation des déplacements de la DRH ou son adjointe et des rendez‑vous individuels
• Gestion des procédures de médailles : procédures et organisation de la cérémonie
• Diffusion des informations de la DRH
• Participation aux recrutements pour les directions
• Procédures disciplinaires, contrôles des arrêts, contentieux

Missions complémentaires

• Continuité du secrétariat de la Direction Générale en période de congés ou d’absence.

Particularités du poste

Discrétion professionnelle, confidentialité des informations individuelles.

Profil recherché

• Capacité relationnelle, diplomatie
• Faisabilité méthode, rigueur et sens de l’organisation
• Esprit d’équipe
• Discrétion et disponibilité
• Qualités rédactionnelles
• Respect de la confidentialité et de la déontologie
• Adaptabilité, polyvalence
• Capacité à faire du reporting

Connaissances associées

• Outils bureautiques : maîtrise Word, Excel, Outlook et Power Point, Teams
• Compétence en utilisation de l'IA
• Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
• Expérience de secrétariat de direction souhaitée

Horaires de travail

9h – 17h (coupure déjeuner : 30 minutes temps de travail, 30 minutes temps personnel)

Vos avantages à l'AP-HP

• Comité d’entreprise AGOSPAP

Localisation du poste

France, Île-de-France, Paris (75)

Service d’affectation

Hospitalisation à domicile (HAD)