SECRETAIRE DE DIRECTION ET REFERENT FORMATION EN DIRECTION COMMUNE H/F

Contrat

Le Centre Hospitalier de Grandvilliers recherche son assistant(e) de direction référent(e) formation de direction commune H/F. Poste à temps plein (39h + RTT) disponible de suite. CDD de 3 mois renouvelable.

Responsabilités

• Faciliter et optimiser l'exercice professionnel du directeur délégué : gestion de l'agenda du directeur, gestion des appels et rendez‑vous, préparation des réunions, préparation et suivi des dossiers, organisation des déplacements.
• Garantir la fiabilité, la qualité et la bonne circulation des informations nécessaires à l'activité du Directeur délégué.
• Gestion de l'agenda du Directeur délégué : prise de rendez‑vous, tenue de l'agenda électronique du directeur, organisations des réunions.
• Chargée des instances (Gestion des instances et Secrétaire de séance) : Directoire, Conseil de Surveillance, CVS, comité de direction, Secrétariat de Direction.
• Organisation des réunions institutionnelles (Conseil de Surveillance, Directoire) : préparation de l'ordre du jour, envoi des convocations, suivi du quorum, préparation des supports de présentation et réalisation des procès‑verbaux.
• Préparation des supports de présentation du CSE.
• Gestion du courrier : ouverture, enregistrement, traitement et circulation des informations.
• Accueil physique et téléphonique, identification des urgences à traiter.
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, conventions, procès‑verbaux, prise de notes et rédaction de comptes rendus.
• Enregistrement et suivi des réclamations et remerciements.
• Gestion des dossiers de travaux avec le responsable logistique.
• Gestion des réservations de salle.
• Elaboration des tableaux d'astreintes administratives et techniques pour les sites de Grandvilliers et Breteuil.
• Gestion des contacts avec la presse lors de manifestations.
• Gestion des contacts avec les établissements de la Direction commune.
• Référente formation sur le site de Grandvilliers, Breteuil et la Fondation HALLEUR.
• Paramétrage et mise en place de la campagne d'évaluation professionnelle via le logiciel GESFORM.
• Accompagnement des responsables et cadres dans la gestion des entretiens professionnels.
• Recueil des demandes de formations, élaboration et mise en œuvre du plan de formation, achat de formation respectant les cahiers des charges.
• Planification des formations, élaboration des convocations, suivi, paiement des factures et remboursement des frais de déplacement aux agents.
• Gestion de la campagne de promotion professionnelle : recueil des demandes, lien avec les cadres, mise en place de tests de positionnement, critères d'éligibilité, lien avec le Directeur pour le choix des départs.
• Conseil aux agents et à l'encadrement : information sur l'offre, dispositifs existants, construction de parcours de formation.
• Gestion du dispositif RECOPRO et accompagnement des professionnels dans le processus de reconversion professionnelle.
• Valorisation du plan de formation et suivi du budget.
• Veille dans son domaine d'activité.

Profil requis

• Savoir‑faire : concevoir, piloter et évaluer un projet, établir, évaluer et optimiser un budget, fixer des objectifs, mesurer les résultats, évaluer les performances, analyser et synthétiser les informations, planifier, organiser, répartir la charge de travail, piloter, animer, motiver, développer les compétences, arbitrer, argumenter, influencer et convaincre.
• Savoir‑être : discrétion et secret professionnel, rigueur, sens de l'organisation, réactivité, autonomie, capacité d'adaptation, aptitude au travail en équipe, communication avec les différents interlocuteurs.
• Connaissances requises : droit de la fonction publique hospitalière, droit hospitalier, gestion administrative, gestion de projets, relations professionnelles les plus fréquentes.
• Formation initiale : Bac +2 (BTS Assistant de direction souhaité).
• Exigences particulières : bonne connaissance des instances hospitalières.
• Horaires : 39 heures hebdomadaires, fixes, amplitude minimale 08h30-17h00.
• Situation psychiquement éprouvante : Oui.