Secrétaire de direction

Présentation

Pour une structure de l'ESS, adhérente de l'IFCAES, nous recherchons un(e) secrétaire de Direction pour le pôle Formation.

Vous aurez pour missions principales la coordination administrative des sessions de formation organisées par le pôle ainsi que son secrétariat.

Ce pôle fait partie d’un collectif de travail d'un vingtaine de personnes. Il est composé d’un responsable de pôle, de huit conseillers ainsi que de deux gestionnaires de stages et d’un secrétaire de direction.

Vous serez également en lien avec les conseillers en charge de la conception et de l’animation des formations. Vous serez amené.e à avoir des contacts avec les autres pôles mais également avec des personnes et /ou organismes et institutions extérieures.

Activités principales

Sans que cette liste soit exhaustive, vos principales missions consistent notamment à :

Traitement administratif

• Réaliser le secrétariat et le traitement administratif des dossiers.
• Préparer et suivre les dossiers et projets du pôle.
• Effectuer le secrétariat classique (gestion du courrier, frappe, rédaction, agendas, réservations pour les déplacements …).
• Organiser et assister à des réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le classement et la gestion documentaire aussi bien papier qu’électronique.
• Assurer les tâches d’autres secrétariats lors des pics d’activité.

Communiquer efficacement

• Réaliser l’accueil physique, téléphonique et mail, filtrer et analyser la demande pour la rediriger si nécessaire.
• Rechercher, recueillir, analyser et diffuser les informations auprès des personnes concernées internes comme externes.
• Informer votre responsable de votre activité.

Planifier et coordonner l’organisation d’un événement

• Planifier et coordonner la réalisation des événements et des formations du pôle en veillant à leur bon déroulement.
• Échanger régulièrement de l’avancement de l’événement avec le responsable concerné.
• Créer la communication en lien avec l’évènement ou la formation.
• Inviter, relancer et suivre les inscriptions des participants, des formateurs et des intervenants.
• Préparer les documents, dossiers stagiaires, rapports, feuilles d’émargement… nécessaires à la réunion ou à la formation.
• Assurer la logistique avec le centre de formation ainsi que les prestataires internes et externes (transport, hôtel, repas, lieux de l’événement, réservation de salles…).

Qualités requises

• Observer une confidentialité stricte dans tous les domaines.
• Aisance relationnelle, courtoisie, enthousiasme.
• Autonomie, rigueur, méthode et exigence.
• Respect de la qualité et des délais.
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en même temps et gérer ses priorités en lien avec les responsables concernés.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques Office et Internet.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des techniques de prise de notes.
• Aisance rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe obligatoire.
• Connaissance de méthodes de classement et d’archivage.

Lieu : Montreuil (93100)

Contrat : CDI temps plein (en présentiel)

Prise de poste : dès que possible

Rémunération : sur 13 mois / selon profil