Secrétaire de direction

Domaine et métier

Gestion budgétaire et financière - Chargée / Chargé d'analyses budgétaires

Intitulé du poste

Secrétaire de direction

Description du poste

Groupe RIFSEEP: C1

• Gérer et organiser le travail de Direction et prendre en charge les aspects logistiques : accueil physique et téléphonique
• Suivi des courriers, e-parapheurs : rédaction, mise en forme et envois
• Priorisation et gestion de l’agenda du Directeur et du Directeur adjoint (invitations, rendez-vous, réunions, déplacements…)
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions (gestion de la réservation des salles, etc.)
• Soutien logistique à la direction et aux chefs de bureaux : gestion de l’agenda, des déplacements des agents de bureau, des plannings, filtrage des interlocuteurs
• Suivi, gestion des frais et réservation des déplacements via CHORUS DT (réservation des hôtels, trains, avions)
• Constitution des dossiers de préparation des entretiens, réunions et déplacements du Directeur et Directeur adjoint
• Vérification et mise en forme des documents et tableaux transmis aux Directeur et Directeur adjoint
• Suivi du logiciel CASPER : vérification quotidienne des compteurs, régularisations éventuelles et réponses aux sollicitations diverses en lien avec la cellule gestion du temps du SGAMI/DRH et transmissions des justificatifs
• Soutien à la gestion de la DI
• Veiller à la bonne transmission et suivi des documents, parapheurs…

Sur les 21 départements de la zone de défense et de sécurité sud couvrant les régions Occitanie, PACA et Corse, la Direction de l'Immobilier est chargée de la programmation, de la conduite technique, de la gestion budgétaire et de l'exécution financière d’opérations immobilières de la police nationale, de la gendarmerie nationale, et le cas échéant de celles des préfectures et de la sécurité civile.

Conditions particulières d'exercice

• Disponibilité
• Rigueur, discrétion, confidentialité

Descriptif du profil recherché

• Connaissances techniques : connaître l’environnement professionnel / Niveau pratique – requis
• Avoir des compétences en informatique – bureautique / niveau maîtrise – requis
• Avoir des compétences budgétaires et comptables / Niveau pratique – requis
• Savoir rédiger / Niveau maîtrise – requis
• Savoir s’organiser / Niveau maîtrise – requis
• Savoir travailler en équipe / Niveau pratique – requis
• Avoir l’esprit de synthèse / Niveau pratique – requis
• Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise – requis
• Savoir s’exprimer oralement / niveau maîtrise – requis
• Savoir s’adapter / niveau maîtrise – requis
• Savoir communiquer / niveau maîtrise – requis

Durée attendue sur le poste: 3 ans