Secrétaire de département (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un(e) secrétaire de département pour le département Hygiène, Sécurité, Environnement (HSE) de l'IUT RCC, sur le site de Charleville-Mézières.

Au sein du département HSE, vous assurez le secrétariat administratif et pédagogique en lien avec la direction, les enseignants, les étudiants et les partenaires extérieurs.

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et le traitement des courriels.
• Gérer le courrier, les agendas, les convocations et les comptes rendus de réunions.
• Organiser les élections et participer au suivi des instances du département.
• Assurer le suivi administratif des commandes, des missions et des dépenses.

• Participer à la gestion de la scolarité (Parcoursup, inscriptions, groupes, emplois du temps).
• Assurer le suivi des absences, des notes, des jurys et de la diplomation.
• Gérer les dossiers administratifs des vacataires en lien avec le service RH.

• Assurer le suivi administratif des stages et de l'alternance (conventions, attestations, soutenances).
• Accueillir et orienter les entreprises, CFA et OPCO.
• Participer à la collecte de la taxe d'apprentissage.

• Contribuer aux démarches qualité, aux audits, aux enquêtes de satisfaction et au suivi de l'insertion des diplômés.

Vous travaillez en étroite collaboration avec l'équipe pédagogique, les services de l'IUT et les partenaires institutionnels et professionnels afin d'assurer le bon fonctionnement administratif et pédagogique du département.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques : Utilisation avancée des logiciels informatique et logiciels de gestion (CELCAT, APOGEE, SIFAC, OMER, intranet, ...).

Connaissance des procédures administratives : Compréhension des processus administratifs et des réglementations spécifiques à l'enseignement supérieur.

Savoir-faire

Gestion du temps et des priorités : Capacité à organiser et prioriser les tâches pour respecter les délais.

Communication écrite et orale : Rédaction de courriers, comptes rendus, et gestion des communications téléphoniques et électroniques.

Coordination et organisation : Planification des réunions, gestion des agendas, et organisation des événements du département.

Gestion des dossiers : Classement et archivage des documents, gestion des bases de données.

Savoir-être

Sens de l'accueil et relationnel : Capacité à accueillir et orienter les étudiants, enseignants et visiteurs avec courtoisie et professionnalisme

Discrétion et confidentialité : Respect de la confidentialité des informations traitées.

Polyvalence et adaptabilité : Capacité à s'adapter à des situations variées et à gérer plusieurs tâches simultanément.

Esprit d'équipe : Collaboration efficace avec les collègues et les autres services de l'IUT\n\n

Type de recrutement

Poste de catégorie C ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels

CDD à pourvoir à compter du 01/09/2026 jusqu'au 31/08/2027, renouvelable

Conditions salariales

Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l'établissement)

Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de réception des candidatures : 26/08/2026