Secretaire D'agence (h/F)

Dans le cadre du remplacement temporaire d'une salariée absente, APADOM recrute un(e) secrétaire d'agence en CDD de remplacement.

Vous aimez le contact, savez garder votre calme lorsque plusieurs demandes arrivent en même temps et êtes particulièrement à l'aise au téléphone comme avec les outils informatiques ?

Votre mission

Vous êtes l'un des premiers interlocuteurs de l'agence. Votre rôle est avant tout d'assurer un accueil téléphonique professionnel, de transmettre les informations aux bons interlocuteurs et de participer au bon fonctionnement administratif de l'agence.

Vos principales missions :

• répondre aux appels téléphoniques entrants ;
• identifier rapidement la demande de l'interlocuteur ;
• apporter un premier niveau de réponse lorsque cela est possible ;
• prendre des messages précis et transmettre les informations aux personnes concernées ;
• savoir repérer une demande urgente et la transmettre immédiatement au bon interlocuteur ;
• assurer ponctuellement l'accueil physique de l'agence ;
• réceptionner, trier et classer les documents ;
• assurer l'archivage des dossiers ;
• effectuer différentes tâches administratives courantes ;
• utiliser les logiciels et outils informatiques nécessaires au fonctionnement quotidien de l'agence.

Le profil que nous recherchons

Sur ce poste, la qualité de votre communication téléphonique est essentielle.

Vous disposez d'une très bonne expression orale, d'une élocution claire et d'un discours professionnel.

Vous savez vous adapter à des interlocuteurs très différents : bénéficiaires, familles, salariés, partenaires ou professionnels.

Vous êtes également capable de :

• rester calme et courtois(e), y compris face à un interlocuteur mécontent ou dans une situation urgente ;
• gérer plusieurs sollicitations simultanément sans perdre le fil des priorités ;
• comprendre rapidement une demande et orienter efficacement l'appel ;
• transmettre une information de manière fiable et précise ;
• travailler avec rigueur et méthode ;
• respecter la confidentialité des informations qui vous sont confiées ;
• vous intégrer rapidement au fonctionnement d'une équipe.

L'informatique ne doit pas vous faire peur

Une bonne maîtrise des outils informatiques est indispensable.

Vous devez être à l'aise avec :

• la messagerie électronique ;
• Word et Excel ;
• la gestion et le classement de documents numériques ;
• la saisie informatique ;
• l'utilisation simultanée de plusieurs logiciels ou applications.

Expérience et formation

Une première expérience en secrétariat, accueil téléphonique, assistanat administratif ou relation clients est appréciée. Nous recherchons avant tout une personne fiable, réactive, organisée et réellement à l'aise au téléphone et avec l'informatique. Une connaissance du secteur de l'aide à domicile, du médico-social ou des services à la personne constitue un plus, mais n'est pas indispensable.

Conditions

travail en présentiel ; prise de poste dès que possible ; accompagnement à la prise de poste par l'équipe de l'agence.