Secrétaire d'accueil (H/F)

Offre n° 206PXJR Secrétaire d'accueil (H/F)

Sous l'autorité de l'assistant de direction (h/f), le titulaire du poste (h/f) aura pour principales missions :

• Assurer la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées conformément aux procédures internes en la matière : traiter les demandes d'inscription, créer les dossiers sur logiciel et papier, récolter et mettre à jour les informations administratives, gérer les prises en charge avec la CPAM, archiver, élaborer les conventions de stages pour les jeunes accueillis dans des établissements professionnels (en appui du chargé des éducateurs spécialisés) et les conventions avec les professionnels libéraux.
• Gérer les transports des personnes accompagnées : créer, tenir à jour et ajuster les tournées en lien avec les chauffeurs internes et les transporteurs extérieurs (ambulances), planifier les rendez‑vous thérapeutiques avec les professionnels libéraux.
• Assurer la gestion de l'accueil téléphonique et physique : tenir le standard, accueillir physiquement, gérer le courrier et les mails de la boîte mail générale, avertir les différents professionnels de l'arrivée des visiteurs et garantir la bonne tenue de l'accueil.
• Assurer la gestion de la communication et de l'information auprès des interlocuteurs internes et extérieurs : orienter les informations et les demandes vers les professionnels concernés ou vers les familles, traiter l'information, gérer le planning de réservation des salles de réunion et la réservation des véhicules de l'établissement.
• Être le garant du respect des procédures administratives internes et proposer des améliorations ou évolutions en la matière : remonter les indicateurs vers l'équipe de direction, participer à la réflexion sur l'amélioration des procédures internes.
• Assurer les commandes de fournitures administratives : gérer les stocks, recenser les besoins auprès des professionnels et effectuer les commandes auprès du fournisseur.
• Appuyer les membres de l'équipe des services généraux : soutenir la planification d'intervention en interne ou avec des prestataires extérieurs, relayer les éventuels besoins recensés.

Type de contrat : CDD – 45 joursContrat de travail : Durée du travail 35 h/semaine, travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2 228,97 € à 2 512,74 € sur 12 mois

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Maîtriser les outils informatiques
• Savoir prendre du recul

Savoir‑être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés