Secrétaire d'accueil (H/F)

Le/La secrétaire d'accueil est le premier contact de la structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe, oriente les publics et contribue activement à la qualité du lien avec les habitants.tes, les associations et les partenaires accueillis, à la communication du projet social et au bon fonctionnement administratif du centre.

Dans le cadre d'un départ en retraite, le poste est proposé en CDI à temps partiel, à raison de 28 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

• Fait de l'espace d'accueil un lieu vivant, convivial et facilitant la rencontre, l'information et l'accompagnements des habitants, partenaires et bénévoles
• Dynamise l'espace d'accueil pour en faire un lieu d'échange et de lien social
• Assure l'accueil physique et téléphonique des habitants, partenaires et associations
• Favorise un accueil actif permettant de repérer les besoins et d'orienter les habitants
• Met en place des supports et/ou des animations favorisant l'information et la participation des habitants
• Régule les flux, gère les accès et assure le bon usage des espaces d'accueil
• Garanti la sécurité des personnes accueillies et veille au respect des règles du lieu
• Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien
• Assure le secrétariat courant du centre :
• gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi)
• gestion des courriels et transmission des informations en interne
• suivi des plannings et réservations de salles
• Réalise des travaux bureautiques :
• rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers,
• classement, archivage et rangement
• Gère les fournitures de bureau et produits consommables
• Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions
• Apporte un soutien administratif à la direction
• Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers adhérents et assure le suivi des outils administratifs.
• Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) :
• gestion des adhésions
• inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors, vie du quartier.)
• suivi des réservations et de la fréquentation
• Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi
• Contrôle les présences et les paiements
• Assure les encaissements des adhésions et des activités (espèces, chèques).
• Gère la caisse et prépare les bordereaux dEncaissement
• Assure le suivi administratif des règlements des adhérents
• Participe aux actions d'information, de communication et à la dynamique de la vie associative.
• Contribue à la diffusion de l'information interne et externe.
• Participe à l'élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux.)
• Assure la gestion de l'affichage dans les locaux
• Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées
• Participe à la vie et à l'animation du centre
• Participe aux réunions de travail internes (réunion d'équipe, animation,) et externe (réunion du réseau 49)
• Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation
• Prépare et participe aux animations et événements du centre