Secrétaire d’accueil

Le/La secrétaire d’accueil est le premier contact de la structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe, oriente les publics et contribue activement à la qualité du lien avec les habitants.tes, les associations et les partenaires accueillis, à la communication du projet social et au bon fonctionnement administratif du centre.

Dans le cadre d’un remplacement, le poste est proposé en CDD à temps partiel, à raison de 14 heures hebdomadaires réparties sur 2 jours . Une secrétaire est déjà présente les mardis et jeudis ; le poste vient en complément sur deux journées à définir parmi les lundis, jeudis ou vendredis .

Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien

• Assure le secrétariat courant du centre :
  • Gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi)
  • Gestion des courriels et transmission des informations en interne
  • Suivi des plannings et réservations de salles
• Réalise des travaux bureautiques :
  • Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers
  • Classement, archivage et rangement
• Gère les fournitures de bureau et produits consommables, en lien avec l’équipe
• Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions
• Apporte un soutien administratif à la direction
• Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers et assure le suivi des outils administratifs.
• Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) :
  • Gestion des adhésions
  • Inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors, vie du quartier…)
  • Suivi des réservations et de la fréquentation
  • Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi
  • Contrôle les présences et les paiements
  • Assure les encaissements des adhésions et des activités (espèces, chèques).
  • Gère la caisse et prépare les bordereaux d’encaissement
  • Assure le suivi administratif des règlements des adhérents
• Participe aux actions d’information, de communication et à la dynamique de la vie associative.
• Contribue à la diffusion de l’information interne et externe.
• Participe à l’élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux…)
• Assure la gestion de l’affichage dans les locaux
• Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées
• Participe à la vie et à l’animation du centre
• Participe aux réunions de travail internes (réunion d’équipe, animation,) et externe (réunion du réseau 49)
• Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation
• Prépare et participe aux animations et événements du centre

Compétences techniques et professionnelles

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Connaissance appréciée du logiciel de gestion des adhérents i-Noé
• Maîtrise des techniques d’accueil, d’information et de communication
• Compétences en gestion administrative et secrétariat

Qualités relationnelles et organisationnelles

• Sens de l’accueil, de l’écoute et du service au public
• Aptitude au travail en équipe
• Organisation, rigueur et respect de la confidentialité
• Intérêt pour le projet social et adhésion aux valeurs de l’éducation populaire
• CDD de remplacement jusqu’au 2 mai 2026 dans un premier temps
• Temps partiel : 14h sur 2 jours (à définir entre lundis, jeudis, vendredis)
• Rémunération : pesée 38 points de la CC Alisfa (environ 836 € brut /mois)
• Mutuelle d’entreprise

Poste à pourvoir dès que possible