Secrétaire comptable (H/F)

Environnement professionnel
Liaisons hiérarchiques ou fonctionnelles
AGRIA
Secrétariat général commun départemental (SGCD)
Société de restauration collective

Les activités principales
Gestion administrative du RIA :

- traitement du courrier arrivé avec un enregistrement informatique ;
- rédaction de courriers ;
- mise à jour des listings des convives, vérification des indices, actualisation des données ;
- délivrance, suivi et annulation des badges ;
- mise à jour des listings de communication ;
- organisation et animation de la commission des menus mensuelle (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu, envoi et analyse des menus, logistique de la réunion) ;
- diffusion des menus ;
- gestion des réunions de l'AGRIA (convocation, ordre du jour, prise de note, compte rendu.) ;
- participation à des réunions ;
- rédaction, suivi et mise à jour des conventions ;
- Communication (affichage, mailing.).

Gestion financière du RIA :

- vérification du chiffre d'affaires des caisses - récupération des chèques et des facturettes des cartes bancaires - enregistrement des chèques - transmission des chèques au CCP ; dépôt d'espèces à la Banque Postale ;
- Enregistrement des factures fournisseurs et transmission pour règlement au trésorier. Suivi des factures fournisseurs et relances ;
- Gestion de la comptabilité et utilisation d'un logiciel de comptabilité ;
- Établissement des factures du RIA aux structures, suivi des factures éditées, dépôt sur Chorus ;
- Assurer le lien et la transmission des éléments comptables au comptable, et au SGCD ;
- Suivi du compte bancaire, rapprochement bancaire ;
- Archivage des documents comptables ;
- Relance des soldes compte client négatif ;
- Élaboration du budget de fonctionnement du RIA ;

Suivi du marché de restauration :
- vérification de la facture de prestation alimentaire et des éléments fournis par la société de restauration collective ;
- enregistrement du nombre de repas ;
- vérification du paramétrage des caisses ;
- suivi des éléments statistiques et financiers du prestataire de restauration (décompte des repas servis ; solde des comptes clients ; chiffre d'affaires total des caisses ; chiffre d'affaires ventes des caisses ; détail du chiffre d'affaires par prestation par groupe et famille ; le chiffre d'affaires des ventes global ; la synthèse des opérations financières que cela soit les versements chèque bancaire, carte bancaire, espèces ou tickets ; synthèse de facturation ; synthèse de T.V.A. ; balance..) ;
- vérification des tarifs applicables aux convives notamment à l'occasion des actualisations des prix dans le cadre du marché ;
- participation à l'analyse des offres du marché de restauration (lors de l'appel à la concurrence) ;
- lors d'une panne du matériel en cuisine, obligation d'appeler les fournisseurs pour le dépannage, suivre les contrats de maintenance ;
- inventaire du mobilier et équipements mis à disposition de la société de restauration collective par l'AGRIA ;
- vérification mensuelle consignée de l'état de propreté du restaurant ;
- inspection des locaux afin de prendre en compte des travaux d'entretien immobilier.

Poste à 80%, soit 28 heures sur 5 jours, possibilité aux besoin d'un poste à 100%.
Si 80% 6h par jour du lundi au jeudi et 4h le vendredi