Secrétaire comptable (H/F)

OTODEC Exerce Les Activités Suivantes

• Casse automobile et dépollution de véhicules hors d'usage (VHU)
• Vente de pièces détachées d'occasion (PDO) - comptoir, téléphone et en ligne
• Vente de véhicules d'occasion (VO)
• Réparations automobiles et prestations d'atelier

La secrétaire comptable est un pivot central de l'organisation : elle assure la gestion administrative et comptable de l'ensemble de ces activités.

Missions Principales

• Accueil et secrétariat général
• Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires
• Gestion du standard téléphonique
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Rédaction et mise en forme de documents (courriers, devis, bons de commande, factures)
• Classement, archivage et gestion des dossiers administratifs
• Suivi du planning de l'atelier et prise de rendez-vous
• Gestion comptable et financière
• Saisie des écritures comptables (achats, ventes, banque, caisse)
• Facturation clients : réparations, ventes de pièces, cession de VO
• Suivi des règlements clients et relances en cas d'impayés
• Rapprochements bancaires et suivi de trésorerie
• Gestion des factures fournisseurs (pièces, équipements, prestations)
• Préparation des éléments pour les déclarations de TVA
• Transmission des pièces comptables au cabinet d'expertise comptable
• Gestion spécifique aux activités automobiles
• Suivi administratif des dossiers de rachat et cession de VHU (certificats de dépollution, avis de déclassement)
• Gestion des cartes grises et certificats de cession pour les VO
• Suivi des bons de réception et de sortie des pièces détachées
• Participation à la gestion des stocks (enregistrement des entrées/sorties de pièces)
• Suivi des ordres de réparation (OR) et facturation atelier
• Gestion des garanties et des litiges clients sur pièces et réparations
• Gestion RH et sociale (selon organisation)
• Collecte des éléments variables de paie et transmission au gestionnaire de paie ou cabinet
• Suivi des contrôles techniques, visites médicales et formations obligatoires
• Gestion des absences, congés et heures supplémentaires

Compétences techniques

• Maîtrise d'un logiciel de comptabilité (Pennylane)
• Bonne connaissance de la comptabilité générale et de la TVA
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)
• Connaissance du secteur automobile appréciée (VHU, VO, atelier)
• Notions de gestion de stock appréciées

Qualités personnelles

• Rigueur et sens de l'organisation
• Discrétion et confidentialité
• Polyvalence et réactivité
• Bon sens du relationnel et de l'accueil client
• Autonomie et capacité à gérer les priorités

Profil recherché

• Formation : Bac Pro Gestion-Administration, BTS Comptabilité Gestion, BTS SAM ou Titre Professionnel Secrétaire Comptable
• Expérience : Expérience en PME souhaitée - connaissance du secteur automobile est un plus
• Logiciels : Outils Google, Penylane, OPISTO