Secrétaire au service Qualité et Gestion des Risques

Description du Contexte / Environnement du poste

Lieu d’exercice

Missions générales

Missions générales

Missions principales confiées à l’agent :

• Gestion administrative et assistance dans l’organisation de l’ensemble des missions assurées par le service en charge de la Qualité et de la Sécurité des Soins : rendez-vous, réunions, audits, Comité Qualité et Gestion des Risques, etc.
• Mise à jour des données/des fichiers de la DQGR (listes de professionnels, liste correspondants qualité) ;
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;
• Traitement du courrier (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
• Assistance au traitement des FEI, déclarations de chutes et de situations d’agressivité (logiciel ENNOV) ;
• Assistance au traitement des résultats d’enquêtes, audits, évaluations…
• Reproduction et diffusion de documents ;
• Assistance à l’élaboration et/ou au suivi de procédures.

Description des missions et activités du poste :

• Planification, organisation et invitations de CREX (réservations des salles et véhicules) ;
• Organisation de différentes réunions (recherche de disponibilités des participants, réservation de salles, soutien logistique…)
• Mise à jour des tableaux de suivi – CREX, FEI…
• Planification annuelle anticipée des RDV avec les professionnels « Trios de Pôle » et avec les « Correspondants Qualité et l’encadrement »,
• Mise à jour sur EXCEL et ENNOV de la liste des référents des unités (Correspondants qualité…),
• Export hebdomadaire des fiches d’événements indésirables (FEI – FEC et SAG),
• Impression et diffusion de documents, de dossiers, de procédures dont diffusion « papier » tous les 3 mois (extraction des procédures) des documents Qualité qui sont mis en ligne sur ENNOV et mise à jour des classeurs jaunes des procédures à la cellule qualité,
• Envoi et saisie des questionnaires de sortie/satisfaction et/ou enquêtes à l’aide du logiciel SPHINX,
• Exports mensuels et trimestriels des questionnaires de sortie,
• Paramétrage des fonctions sur ENNOV (fiches DRH),
• Refaire l’archivage des dossiers informatisés (création, classement par année, etc…),
• Archivage des documents papiers à transmettre au service « archivage ».

Caractéristiques particulières du poste

Caractéristiques particulières du poste

Moyen mis à disposition :

• Mobilier de bureau, matériel informatique, téléphone fixe, véhicule de l’établissement pour les déplacements, logiciels de saisie et de GED.

Contraintes spécifiques :

• Travail sur 2 écrans.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

N+2 : Directeur Adjoint en charge de la Qualité et de la Gestion des Risques.

N+1 : Ingénieur Qualité et Gestion des Risques.

Relations fonctionnelles :

• Equipe Qualité / Gestion des risques de l’EPSM des Flandres.
• Ensemble des professionnels des services (de Soins, Médico-Sociaux, Administratifs, Médico-Techniques et logistiques).

Compétences attendues et souhaitées

Compétences attendues et souhaitées

Formation ou qualification :

• Diplômée de la Croix Rouge Française de Lille en secrétariat médical,

Formation aux outils dédiés à la QGR : ENNOV et SPHINX.

Connaissances particulières :

• Accueil téléphonique et physique,
• Utilisation et maîtrise des outils bureautiques,
• Utilisation et maîtrise des Logiciels dédiés à la Qualité/Gestion des Risques (ENNOV et SPHINX),

Connaissance et fonctionnement du milieu hospitalier.

Savoir-faire :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics, des usagers,
• Évaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations,
• Classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations,
• Travailler en équipe,
• Utiliser les outils bureautiques,

Utiliser les logiciels métier (ex : ENNOV et SPHINX).

Savoir-être :

• Rigueur, méthode et organisation,
• Qualités relationnelles,
• Démontrer un esprit de synthèse,
• Etre à l’écoute des besoins des usagers, des professionnels et de l’institution,