Secrétaire au département carrières juridiques (h/f) - iut de l'aisne - titulaires et contractuels

Le Secrétaire de scolarité exerce ses missions sous l’autorité du Chef de département CARRIERES

JURIDIQUES.

Activités principales :

• Accueil physique et téléphonique (étudiants, professeurs, BIATSS, fournisseurs, etc)
• Traitement et diffusion d'informations internes et externes (courrier, mails, …)
• Réalisation des opérations courantes de gestion de la scolarité du département :
  • gestion des candidatures (Parcoursup, E-candidat),
  • gestion et suivi des inscriptions, des alternants, des transferts et poursuites d'études,
  • édition et suivi des conventions de stage,
  • organisation des examens et des rattrapages,
  • gestion et saisie des notes, édition des relevés de notes, restitutions de diplômes,
  • gestion des ordres de mission, des absences.
• Garant du bon déroulement des élections universitaires.
• Saisie des heures d’enseignements du département.
• Saisie des bons de commandes et suivi de la commande jusqu’au service fait.

Selon les besoins du service et les fluctuations de la charge de travail, le Secrétaire de scolarité peut être amené à se voir confier des tâches complémentaires.

Ces opérations nécessitent :

• l'application de la réglementation relative aux examens,
• l’actualisation de bases de données, la mise en forme de documents divers (relevés de notes, avis de recommandation pour poursuite d'études...),
• la prise en charge de l’expédition de courriers, les travaux de reprographie
• la diffusion de supports dématérialisés via les réseaux,
• le classement et l'archivage dématérialisé des documents (peu d'activités de classement et d'archivage papier).

Activités associées :

• Participation à l’organisation des activités pédagogiques transversales et des activités collectives du département : portes ouvertes, forums, journées d’accueil des étudiants, etc.

Rémunération basée sur le SMIC soit : 1 867,02 € brut par mois + régime indemnitaire

Type de contrat : CDD 3 ans, Temps plein, ouvert aux contractuels et aux titulaires.

Date limite pour postuler : 31/10/2026

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Techniques d'accueil téléphonique et physique,
• Bureautique : mise en forme de documents sur WORD, maîtrise du publipostage, manipulations surEXCEL : mise en forme, insertion de formules conditionnelles, fonction Recherche, etc…,
• Annotations, modifications de fichiers PDF,
• Connaissance des partages réseau.

Savoirs faires opérationnels/techniques :

• Accueillir et prendre note des messages et les relayer,
• Enregistrer des données, extraire des informations,
• Rédiger des documents ou des rapports,
• Assurer des suivis, réaliser des mises à jour régulières
• Savoir rendre compte,
• Travailler en équipe,
• Se former aux logiciels spécifiques à l’activité (APOGEE, SIFAC, ENT, EXCEL, WORD),
• Utiliser des outils de communication dématérialisés (électroniques).

Savoir être :

• Accepter de moduler ponctuellement sa participation en fonction des pics d’activités,
• Savoir travailler en équipe,
• Adapter sa posture et son discours en fonction des publics