Secrétaire - Assistant(e) de gestion administrative et de vie associative H/F - EC22749

Secrétaire – Assistant(e) de gestion administrative et de vie associative (F/H)

Notre collectivité recrute

Un secrétaire – Assistant de gestion administrative et de vie associative appartenant au cadre d’emplois des Adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C – Filière administrative), rattaché à la Direction générale adjointes des Projets Transversaux / Direction des Ressources Humaines / Structure d’accueil AMAC

Poste ouvert aux agents titulaires ou contractuels en CDI, dans le cadre d'une mise à disposition

Vous exercerez vos missions au sein

Hôtel de Ville - Place des Droits de l’Homme et du Citoyen - Évry-Courcouronnes

L'AMAC est une association destinée aux agents actifs et retraités de la Ville d'Évry-Courcouronnes. Elle propose tout au long de l'année des prestations, activités, sorties et événements favorisant le lien social et la convivialité entre ses adhérents.

Vous serez amené à participer

Sous la responsabilité fonctionnelle du Président de l'AMAC et en lien avec la Direction des Ressources Humaines, assurer la gestion administrative, financière et opérationnelle de l'association, ainsi que l'organisation et le suivi de ses activités et manifestations. Le/la secrétaire constitue un véritable point d'appui administratif et opérationnel pour le Président et le Conseil d'administration et contribue directement à la qualité du service rendu aux adhérents. Le poste requiert polyvalence, autonomie, sens de l'organisation, aisance relationnelle et goût pour le travail varié, dans un environnement où les activités évoluent tout au long de l'année.

À ce titre, il vous sera confié les activités suivantes :

1. Assurer l'accueil et la relation avec les adhérents

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents, retraités et autres interlocuteurs de l'association.
• Informer et renseigner les adhérents sur les activités, prestations et modalités d'inscription.
• Assurer le suivi des demandes et apporter une réponse de premier niveau aux adhérents.
• Gérer les adhésions et tenir à jour les fichiers des adhérents actifs et retraités.
• Assurer une relation régulière avec les membres du Conseil d'administration.

2. Assurer le secrétariat et le fonctionnement du Conseil d'administration

• Organiser les réunions du Conseil d'administration : planification, réservation des salles et préparation des documents.
• Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et informations nécessaires aux membres.
• Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.
• Diffuser les comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises.
• Préparer et transmettre les notes et rappels nécessaires au bon fonctionnement de l'instance.
• Gérer l'agenda du Président et organiser les rendez-vous liés à l'activité de l'association.

3. Organiser et suivre les activités, prestations et manifestations

• Participer à la conception, à la préparation et à la mise en œuvre des activités et manifestations proposées aux adhérents.
• Organiser notamment les événements annuels : fête des adhérents, loto, brocante, assemblée générale, élections, marché de Noël, Téléthon, etc.
• Organiser et suivre les prestations proposées aux adhérents : voyages, spectacles, sorties, séjours, Center Parcs, camping, sorties en famille, Calicéo, parfums, chocolats, vins, huîtres, gâteaux, etc.
• Assurer les relations avec les prestataires : prise de contact, échanges, demandes de devis, organisation des prestations et suivi opérationnel.
• Préparer les dossiers liés aux voyages et assurer l'interface avec les prestataires.
• Participer et, le cas échéant, animer les réunions préparatoires avec les prestataires.
• Assurer le suivi des cartes et avantages proposés aux adhérents, notamment les cartes « Royaume des Enfants ».

4. Assurer la communication et la promotion des activités

• Concevoir et mettre en forme les documents d'information destinés aux adhérents.
• Assurer la diffusion des informations relatives aux activités et manifestations.
• Créer et mettre en ligne les prestations et événements sur la plateforme BREVO.
• Assurer la diffusion des informations sur les supports numériques et les réseaux sociaux de l'association, notamment Facebook.
• Préparer les supports nécessaires aux inscriptions et à la communication des événements.
• Contribuer à la valorisation des activités et à l'information régulière des adhérents.

5. Assurer le suivi administratif et financier de l'association

• Assurer le suivi administratif des inscriptions et des règlements.
• Enregistrer et suivre les paiements effectués par chèques, espèces, carte bancaire et chèques-vacances.
• Mettre en place et suivre les échéanciers de paiement.
• Assurer la tenue du journal de caisse et des tableaux de suivi financier.
• Réaliser les rapprochements bancaires et assurer la remise en banque des chèques et espèces.
• Assurer le suivi des comptes de l'association et participer au suivi de la subvention versée par la collectivité.
• Contrôler les factures et assurer le suivi des commandes.
• Préparer, contrôler et transmettre les éléments comptables à l'expert-comptable de l'association.
• Assurer le classement et l'archivage des pièces administratives et comptables.

6. Assurer la gestion des prestations et avantages proposés aux adhérents

• Organiser les commandes et assurer le suivi des prestations proposées aux adhérents.
• Assurer le suivi des commandes, réceptions, distributions et règlements.
• Gérer les bons d'allocations diverses.
• Organiser la commande, la gestion et la distribution des cartes cadeaux, cadeaux et confiseries, notamment à l'occasion des fêtes de fin d'année.
• Assurer le suivi administratif des garanties obsèques et accompagner la constitution des dossiers en cas de décès d'un adhérent.
• Gérer les dossiers d’assurance.
• Participer à l'organisation du spectacle de Noël offert par la Ville.

7. Organiser les assemblées générales et les élections des membres de l’association

• Piloter l’organisation des Assemblées Générale et en assurer le suivi administratif
• Organiser les élections des membres de l’association tous les 3 ans

Vos missions impliquent les conditions d’exercice et contraintes particulières

- Disponibilité lors de week-end end et en soirée

- Activité nécessitant une forte polyvalence et une capacité à gérer plusieurs échéances simultanément.

- Manipulation et suivi de moyens de paiement dans le cadre des activités de l'association.

- Respect strict des règles de confidentialité relatives aux adhérents et aux données traitées.

- Permis B

- Télétravail possible selon l'organisation du service (le cas échéant)

Référence de l'offre : 5xytu5f52g