Secrétaire – assistant(e) au service des ressources humaines

Secrétaire – assistant(e) au service des ressources humaines

Description du poste

Fonction publique d'Etat, Catégorie C (employé). Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels.

Intitulé du poste : Secrétaire – assistant(e) au service des ressources humaines.

Sous l’autorité du chef du service des Ressources Humaines du Secrétariat Général Commun (SGC), le/la secrétaire-assistant·e assure les tâches polyvalentes d’assistant pour le chef de service ainsi que pour les chefs de bureau et pôle. Il /elle est également chargé·e de :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Prendre en charge des aspects logistiques (gestion des fournitures de bureau…) et des moyens matériels du service
• Gérer la planification de l’agenda du chef de service et de son adjointe, contrôler les échéances, gérer le courrier reçu, le tri et la distribution
• Assurer le suivi des parapheurs : mise à la signature, copie, notification
• Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, mails, comptes rendus, notes…) et les diffuser
• Gérer l’organisation logistique et matérielle des réunions et déplacements du service
• Suivre et archiver les courriers ou autres documents
• Assurer le secrétariat des instances de dialogue social (convocation, rédaction compte rendu, etc.)
• Traiter des dossiers ponctuels confiés par le chef de service et son adjointe
• Organiser les recrutements du service RH (convocation, préparation des dossiers pour le jury, etc.)
• Préparer les dossiers arrivés
• Référent AEL
• Assurer le secrétariat de direction en l’absence de l’assistante de direction

Le secrétariat général commun (SGC) est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l’Intérieur. Il exerce ses missions sous l’autorité du préfet et des directeurs départementaux interministériels, au bénéfice des services de la préfecture et des directions départementales interministérielles, dans le cadre des contrats de services. Le service des ressources humaines du SGC supervise la mise en œuvre des procédures de gestion administrative individuelles et collectives, du traitement de la paie et indemnités, de la formation ainsi que de l’organisation des concours et dispositifs sociaux pour les agents de l’État.

Conditions particulières d'exercice

• Rigueur, organisation, discrétion, méthode
• Pic d’activité lissé dans l’année
• Grande disponibilité requise

Descriptif du profil recherché

Compétences techniques

• Connaître l'environnement professionnel – niveau maîtrise
• Avoir des compétences budgétaires et comptables – niveau pratique
• Avoir des compétences en informatique – bureautique – niveau maîtrise

Savoir-faire

• Savoir rédiger – niveau maîtrise
• Savoir s’organiser – niveau maîtrise
• Avoir l'esprit de synthèse – niveau maîtrise

Savoir-être

• Posséder le sens des relations humaines – niveau maîtrise
• Savoir accueillir – niveau maîtrise
• Savoir s’exprimer oralement – niveau maîtrise

Durée attendue sur le poste : 2 – 4 ans

Qui contacter ?

• Tony FRANC, chef du service des ressources humaines – Mail : – Tél : 06 11 23 23 14
• Wardat ISSA, cheffe adjointe du service des ressources humaines – Mail : – Tél : 06 39 69 08 99

Localisation du poste

Europe, France, DOM, Mayotte (976). Secrétariat Général Commun, Site de la préfecture, Avenue de la préfecture, 97600 MAMOUDZOU.

Fondement juridique du recrutement

Article L332-2 du Code général de la fonction publique.